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# Anlagegut erfassen/bearbeiten

Wie werden Anlagegüter in der Anlagenbuchhaltung neu erfasst ?

| Wo ist die Funktion zu finden ? |
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Schnellaufruf in der Suche | zentrales Suchfeld + b11 |
Navigator | Anlagenbuchhaltung - Anlagegüter - Bearbeiten |
Button: | "Inventar erf." |

Mit der Funktion „Inventar erfassen“ im Menü b11 werden Anlagegüter erfasst, die neu angeschafft wurden. Das Dialogfenster besteht dazu aus mehreren Erfassungsmasken die über folgende Registerkarten geöffnet werden:

Positionen | Weitere Angaben | Zusatztext | Bruttozuschuss | Versicherung
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Wartungsinfo | Bewegung | AFA | Erläuterung für AN |

Was ist zu tun ?

Beim Erfassen sind Pflichtfelder zwingend zu füllen und informative Felder frei verfügbar. Sollte ein Pflichtfeld nicht gefüllt sein, so wird dies beim Versuch der Übernahme der Daten farblich verdeutlicht. Beim Erfassen der Daten ist in den meisten Feldern auf die möglichen Schlüssel aus den Auswahlboxen zurückzugreifen. Fehlt dort der gewünschte Schlüssel, so ist dieser in den Stammdaten für die Anlagenbuchhaltung einzupflegen.

Neue Anlagegüter werden in der Regel zu Anschaffungs- oder Herstellungskosten im System erfasst. Lediglich bei der Erfassung von Altinventaren ist es möglich den Zeitwert (Wert der Anlage zum Erfassungszeitpunkt) zu hinterlegen. In diesem Fall sollte die Option Zeitwert ausgewählt werden, um die korrekte Darstellung auf dem Anlagennachweis sicher zu stellen.

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Auswahl- und Eingabefelder

Mandant

Anzeige des zu bearbeitenden Mandanten

HH-Jahr

Anzeige des zu bearbeitenden Haushaltsjahres

Inventar-Nr.

Die Inventarnummer für ein Anlagegut wird vom Programm automatisch vergeben und setzt sich aus den im Mandantenschalter Parameter A30 und A31 definierten Werten zusammen. Bei der Erfassung wird der freie Teil der Inventarnummer vorgeblendet und kann überschrieben werden, um z.B. eine logische Zuordnung der Anlagengüter zu ermöglichen.

In diesem Bsp. wäre dies: Standardwert (Parameter A31) + Anschaffungsjahr + laufende Nummer 6-stellig. Der mit „XXX“ vorgeblendete Wert beruht auf Parameter A31 und kann überschrieben werden, um eine logische Zuordnung der Anlagegüter zu ermöglichen z.B. PKW-2003-000005

Gruppe

Die Gruppe dient der logischen Zuordnung des Anlagegutes dabei kann mittels auf die Gruppen zugegriffen werden, die unter Menü 1221 – Stammdaten – Anlagenbuchhaltung – Gruppen – kommunale Gruppen angelegt wurden. Sofern notwendige Gruppen fehlen, können diese angelegt und mittels <Übernehmen> gespeichert werden. Mittels wird die ausgewählte Gruppe in die Inventarerfassungsmaske übernommen.

Auswahlfeld ohne Bezeichnung

Auswahl, ob das Inventargut künftig als Teil des Anlagennachweises oder des Bestandsverzeichnisses geführt werden soll.

Sachkonto

Auswahl eines Sachkontos oder Sachkontenbereiches nach dem Abtauchen und „Daten zurückgeben“ Das Sachkonto dient der Zuordnung des Anlagegutes zu einem Bilanzkonto des doppischen Kontenrahmens. Es können nur die Sachkonten mit Kontenart „A1“ ausgewählt werden, die unter Menü 124 – Stammdaten – Kontierung – Sachkontenverwaltung angelegt wurden .

aktiviert

Aktive Option zeigt an, dass dieses Anlagegut bereits aktiviert worden ist

Produkt / KST

Hier ist die für das Anlagegut zutreffende Kostenstelle oder Produkt auszuwählen. Es können nur die Produkte ausgewählt werden, die unter Menü 121 – Stammdaten – Kontierung – Produktverwaltung angelegt wurden. Gegen das hier angegebene Produkt werden die Aktivierungsbuchungen durchgeführt. Weiterhin wird dieses Produkt für die Kostenstellenzuordnung der Inventare auf Drucklisten genutzt. Die eventuellen Abschreibungen können mit Hilfe der Funktion auf ein abweichendes Produkt gebucht werden. Bei der Neuanlage eines Inventarguts wird aber das eingetragene Produkt standardmäßig auch für die Abschreibungen genutzt. Achtung! Die hier angegebene Kostenstelle wird nur zum Zweck der Selektierung bei den AfA- und Auswertungsfunktionen genutzt Die Zuordnung der Kostenstellen und Kostenträger / Produkte zwecks Buchung wird als Funktion bei der AfA-Bearbeitung angeboten

AfA 2018

Betrifft nur Verwaltungen in Sachsen, in Abhängigkeit der Schalterstellung A61 wird dieses Feld eingeblendet,

Anhaltewert

Der Anhaltewert entspricht dem minimalen Restbuchwert, der erhalten bleibt (Erinnerungswert). Der Wert aus Mandantenschalter A01 wird hier entsprechend vorgeschlagen und kann gegebenenfalls geändert werden.

Betriebsnotwenig

Hier wird der Haken standardmäßig vorgeblendet. Das anzulegende Anlagegut kann als betriebsnotwendig gekennzeichnet werden.

Menge / ME

Eingabe oder Auswahl der Menge des Anlagegutes und der entsprechenden Mengeneinheit (Pflichtfelder außer bei Umbuchung aus Anlage im Bau) Die Mengeneinheit siehe Menü 174 - Stammdaten - Anlagenbuchhaltung - Mengeneinheiten

AHK / Datum

Diese Felder dienen der Anzeige der Anschaffungskosten und des Anschaffungsdatums. Diese Daten werden in dem Reiter „Positionen“ erfasst.

ZW

Diese Option dient der Markierung von Anlagegütern, welche nicht mit ihren AHK erfasst werden, sondern mit den aktuellen Zeitwerten und der Restnutzungsdauer.

Inventar-Nr. alt

Hier kann eine eventuell vorhandene alte Inventarnummer hinterlegt werden. Damit werden weiterführende Informationen geliefert. Sofern mit Schnittstellen (z.B. Hallo KAI) gearbeitet wird, wird für die überspielten Anlagegüter die Inventarnummer der jeweiligen Vorsysteme übergeben

Freie Gruppe

Hier besteht die Möglichkeit, eine vorher definierte freie Gruppe für gewünschte Zusammenfassungen oder Selektionen z.B. für den Anlagennachweis zuzuordnen.

Bezeichnung 1

Das Anlagegut wird mit Hilfe dieses Feldes näher (eindeutig) beschrieben. Dabei stehen 30 Zeichen zur Verfügung.

Bezeichnung 2

Hierbei handelt es sich um eine Ergänzung zum Feld „Bezeichnung 1“, wenn dieses nicht ausreichend war. Es stehen 30 Zeichen zur Verfügung.)

Standort

Für jedes Anlagegut ist der Standort anzugeben. Dabei ist aus den vorhandenen Standorten der zutreffende auszuwählen. Es besteht die Möglichkeit, zusätzlich eine Zimmernummer zu erfassen.

Freifeld

Dieses Feld wird für Zusatzinformationen verwendet. (max. 32 Zeichen)

Lieferant

Zeigt den Namen des Lieferanten des Anlage-/Inventarguts an, welcher in der Registerkarte „Positionen“ eingetragen bzw. ausgewählt wird.

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Schaltflächen

Zurück

Rückkehr in das Dialogfenster "Auswahl Anlagegut", nicht gespeicherte Änderungen werden verworfen

Zuordnung Produkt / Zuordnung KST

Es öffnet sich der Dialog zur Zuordnung des Inventargutes auf Kostenstellen / Kostenträger (Produkte)

Bilanz-AfA

Es öffnet sich der Bearbeitungsdialog zur Hinterlegung der Angaben für bilanzrechtliche Abschreibungen

Handels-AfA

Es öffnet sich der Bearbeitungsdialog zur Hinterlegung der Angaben für handelsrechtliche Abschreibungen nach HGB

Kalkul. AfA

Es öffnet sich der Bearbeitungsdialog zur Hinterlegung der Angaben für kalkulatorische Abschreibungen

Übernehmen

Änderungen werden gespeichert, das Inventargut wird angelegt

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##### Zusätzliche Angaben zum Anlagegut

Die mit dem Sternchen (*) markierten Registerkarten zeigen an, dass Eintragungen für das Inventargut vorliegen. Die Registerkarten „Position“ und „AfA“ sind für die vollständige Erfassung eines Anlagegutes zwingend notwendig. Alle anderen Registerkarten können optional genutzt werden.

Registerkarte "Positionen" **** (Seitenanfang)

Die Eingabemaske "Positionen" wird standardmäßig vorgeblendet und dient zur Erfassung der abschreibungsrelevanten Daten wie Anschaffungsdatum und Anschaffungswert

Vorgehensweise zur Positionserfassung:

Button anklicken, um die erste bzw. nächste Position anzulegen
Button anklicken, um die jeweilige Position zu löschen (nur möglich, wenn Anlagegut noch nicht aktiviert ist!)
Button anklicken um den Satz in die Übersichtstabelle zu übernehmen
Über den Button besteht die Möglichkeit, bereits getätigte Investitionszahlungen zur Anschaffung bzw. Herstellung dem anlegten und noch nicht aktivierten Anlagegut zuzuordnen und damit die Verbindung zur Finanzrechnung herzustellen

Position

Anzeige der Positionsnummer Diese Positionsnummer definiert die jeweilige Position innerhalb des Inventargutes

Datum / Betrag

Das Anschaffungsdatum und der ursprüngliche Anschaffungswert in Euro sind anzugeben. Dabei ist ein Betrag von 0,00 € nur zulässig, wenn es sich um ein Zielinventargut handelt, also ein Inventargut auf welchem später durch Nachaktivierung oder Umbuchungen noch Anschaffungs- und Herstellungskosten hinzukommen

Rechenhilfe

Produkt

Hier wird das jeweilige Produkt zugeordnet.

Maßnahme

Hier wird die Investitionsmaßnahme zugeordnet, auf der die Auszahlungen geplant und verbucht wurden bzw. werden. Es können nur Maßnahmen ausgewählt werden, die unter Menü 125 – Stammdaten – Kontierung - Maßnahmen angelegt sind, und für welche die Kombination aus Produkt und Sachkonto über die Planung angelegt wurde.

Gegenkonto

Hier wird das Konto zugeordnet.

Lieferant

Hier kann der Kreditor/Lieferant des Anlageguts ausgewählt werden. Dabei wird auf die im System hinterlegten Kreditoren zurückgegriffen.

Bemerkung

Freifeld, in welchem zusätzliche Informationen zu der jeweiligen Position erfasst werden können.

Fremdbeleg-Nr.

Über diese beiden Funktionen kann die Zuordnung der Position zu der Rechnung im Buchwerk erfolgen. Damit wird sichergestellt, dass der aktivierte Betrag dem gezahlten Betrag entspricht. Die Zuordnung kann nur dann erfolgen, wenn die Rechnung im Buchwerk schon erfasst und bezahlt wurde. Wird das Inventargut angelegt, bevor die Rechnung eintrifft, kann eine Rechnung im Eingangsrechnungsbuch oder über die Buchungsmaske auch direkt bei der Rechnungseinbuchung dem Inventar zugeordnet werden. Nähere Informationen wie Rechnungen zugeordnet werden können vgl. 2.2.2.

Registerkarte "Weitere Angaben" (Seitenanfang) Hier können anwenderspezifisch, theoretisch unbegrenzt viele Felder für die Angabe weiterer Daten hinterlegt werden.

Registerkarte "Zusatztext" (Seitenanfang) Hier können zusätzliche Informationen (z. B. technische Daten, Gründe für bestimmte Änderungen etc.) zum Anlagegut hinterlegt werden. Bei Druck der Anlagekarte besteht die Möglichkeit diese Informationen mit auszugeben. Alternativ besteht auch die Möglichkeit, z.B. Berechnungen aus Excel, Dokumente aus Word o.ä. einzufügen (Tastenkombination Strg+C und Strg+V)

Registerkarte "Bruttozuschuss" (Seitenanfang) Wird ein Anlagegut bezuschusst, erfolgt hier die Zuordnung des Sonderpostens (Zuschuss)

Bearbeiten

Absprung in die Bearbeitungsmaske eines zugeordenten Zuschusses

Neuer Zus.

Absprung in die Erfassungsmaske zur Anlage eines Zuschusses (Menü b21)

Neuer Altzus.

Absprung in die Erfassungsmaske zur Anlage eines Alt-Zuschusses (Menü b21)

Zuordnung

Anzeige der im System erfassten Zuschüsse und Auswahl mittels Markierung des gewünschten Zuschusses und Datenrückgabe ins Menü b11/Reiter Bruttozuschuss

Lösen

Lösen eines bereits zugeordneten Zuschuss zu einem Anlagegut

Registerkarte "Versicherung" (Seitenanfang)

Über diese Registerkarte werden Angaben zum Versicherer des Anlagegutes eingegeben bzw. zur Art der Versicherung dargestellt. Die Daten können ausgewählt oder direkt eingetragen werden .

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Auswahl- und Eingabefelder

Versicherer

Eingabe oder Auswahl der Schlüsselnummer der Versicherungsgesellschaft nach dem Abtauchen und „Daten zurückgeben“ (Der Versicherer ist aus den unter Stammdaten | Anlagenbuchhaltung | Versicherung angelegten Sätzen auswählbar)

Versicherungsart

Eingabe oder Auswahl einer Versicherungsart zum ausgewählten Anlagegut nach dem Abtauchen und „Daten zurückgeben“ (Der Versicherungsart ist aus den unter Stammdaten | Anlagenbuchhaltung | Versicherung angelegten Sätzen auswählbar)

Versicherungswert

Eingabe des Versicherungswertes in Euro

Vetreter

Eingabe des Ansprechpartners bei der Versicherungsgesellschaft

Police-Nr.

Eingabe des Versicherungsvertragsnummer

vom

Eingabe des Beginndatums (Laufzeitbeginns) des Versicherungsvertrages

Vermerk

Eingabe weiterer Angaben zum Versicherungsvertrag möglich

Registerkarte "Wartungsinfo." (Seitenanfang)

In dieser Registerkarte werden Informationen zur Wartung der Anlage angezeigt. Die hier eingetragenen Daten dienen nur der Information und stellen keine Buchungsrelevanz dar.

Über bzw. wird ein Erfassungsfenster geöffnet, um die Daten einzutragen. Diese müssen mittels "Übernehmen" gespeichert werden.

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Auswahl- und Eingabefelder

Mandant

Anzeige des zu bearbeitenden Mandanten

HH-Jahr

Anzeige des zu bearbeitenden Haushaltsjahres

Abschnitt Stammdaten

Diese Felder sind schon mit den erfassten Daten aus vorherigen Registerkarten.

Gewährleistung bis

Eingabe des Garantie- bzw. Gewährleistungsablaufdatums

Sicherheitseinbehalt

Eingabe eines einbehaltenen Betrages zur Absicherung etwaiger Ansprüche

Bürgschaft

Eingabe der Höhe eines zur Besicherung hinterlegten Bürgschaftsvertrages

Lieferant

Eingabe oder Auswahl eines Lieferanten des Anlagegutes nach dem Abtauchen und „Daten zurückgeben“

Adress-Nr. Anzeige des ausgewählten Lieferanten

Wartungsvertrag

Mit aktiver Option ist ein Wartungsvertrag vorhanden

Wartungsturnus

Eingabe der zeitlich vereinbarten Wartungsintervalle

Registerkarte "Bewegung" (Seitenanfang)

Die Registerkarte Bewegung beinhaltet eine detaillierte und schnelle Auskunft zur Anlage und ermöglicht die Anzeige aller Wertbewegungen seit der Anschaffung bzw. Aufnahme des Anlageguts.

HINWEIS: Stornierte Bewegungen werden hier standardmäßig ausgeblendet. Mit Hilfe der rechten Maustaste ist es möglich, verborgene Storno-Bewegungen einzublenden.

Registerkarte "AfA" (Seitenanfang)

Wurden Abschreibungen berechnet bzw. gebucht, wird dies in folgender Tabelle angezeigt:

Registerkarte "Erläuterung für AN" (Seitenanfang)

Hier kann ein beliebig langer freier Text eingetragen werden. Dieser wird im Anlagennachweis mit ausgedruckt. Es können Erläuterungen zum Inventargut hinterlegt werden, die für den Anlagennachweis von Bedeutung sind.

Registerkarte "Vorsteuer" (Seitenanfang) Hier können anlagespezifische Informationen zur Vorsteuerberichtigung eingegeben und geändert werden (Funktionalität analog Menüpunkt 17)

28. August 2025
12. Juni 2025