Altbestand erfassen/bearbeiten
Altbestand ERfassen / bearbeiten#
Wie werden Anlagegüter in der Anlagenbuchhaltung erfasst oder bearbeitet ?
| Wo ist die Funktion zu finden ? | ||
|---|---|---|
| Schnellaufruf in der Suche | zentrales Suchfeld + b11 | |
| Navigator | Anlagenbuchhaltung - Anlagegüter - Bearbeiten | |
| Button: | "Altinventar erf." bzw. "Bearbeiten" |
Mit der Funktion „Bearbeiten“ bzw. "Altinv. erf." im Menü b11 können Altbestände geändert,ergänzt bzw erfasst werden. Das Dialogfenster besteht dazu aus mehreren Erfassungsmasken die über folgende Registerkarten geöffnet werden:
| Positionen | Weitere Angaben | Zusatztext | Bruttozuschuss | Versicherung |
|---|---|---|---|---|
| Wartungsinfo | Bewegung | AFA | Erläuterung für AN |
Was ist zu tun ?
Erfassung eines Altinventars#
Altinventare sind Anlagegüter, die bereits vor dem Eröffnungsbilanzstichtag zum Inventar gehörten. Sie haben direkten Einfluss auf die Eröffnungsbilanz, dürfen jedoch grundsätzlich nach Bestätigung dieser nicht mehr erfasst werden.
Das Erfassen eines Altinventargutes erfolgt analog dem eines neuen Inventargutes: Menü b11 – Anlagegüter – Bearbeiten – Altinventar erf. Einziger Unterschied ist hier, dass das Gut ohne Maßnahme erfasst werden kann (bei der Erfassung eines neuen Anlagegutes ist dies zwingend erforderlich) und das AHK-Datum vor Eröffnungsbilanzstichtag liegt.
Altinventare lassen sich zum Anschaffungswert (AHK mit aufgelaufener AfA) oder zum Zeitwert (Wert der Anlage zum heutigen Zeitpunkt ohne aufgelaufene AfA) erfassen.
Um eine Abgrenzung zu Neuinventaren zu ermöglichen, wird bei der Erfassung von Altinventaren standardmäßig im freien Teil der Inventarnummer „AIN“ vorgeblendet (definiert über Mandantenschalter A50). Ein Überschreiben ist möglich.
Beim Erfassen sind Pflichtfelder zwingend zu füllen und informative Felder frei verfügbar. Sollte ein Pflichtfeld nicht gefüllt sein, so wird dies beim Versuch der Übernahme der Daten farblich verdeutlicht. Beim Erfassen der Daten ist in den meisten Feldern auf die möglichen Schlüssel aus den Auswahlboxen zurückzugreifen. Fehlt dort der gewünschte Schlüssel, so ist dieser in den Stammdaten für die Anlagenbuchhaltung einzupflegen.
Neue Anlagegüter werden in der Regel zu Anschaffungs- oder Herstellungskosten im System erfasst. Lediglich bei der Erfassung von Altinventaren ist es möglich den Zeitwert (Wert der Anlage zum Erfassungszeitpunkt) zu hinterlegen. In diesem Fall sollte die Option Zeitwert ausgewählt werden, um die korrekte Darstellung auf dem Anlagennachweis sicher zu stellen.
Bearbeitung eines Altinventars#
Beim Bearbeiten eines Anlagegutes ist das Dialogfenster "Altbestand bearbeiten" schon mit den einst erfassten Daten zu dem ausgewählten Anlagegut gefüllt. Auch beim ändern eines Anlagesgutes müssen zwingend alle Pflichtfelder gefüllt sein. Sollte ein Pflichtfeld nicht gefüllt sein, so wird dies beim Versuch der Übernahme der Daten farblich verdeutlicht.
Neue Anlagegüter werden in der Regel zu Anschaffungs- oder Herstellungskosten im System erfasst. Lediglich bei der Erfassung von Altinventaren ist es möglich den Zeitwert (Wert der Anlage zum Erfassungszeitpunkt) zu hinterlegen. In diesem Fall sollte die Option Zeitwert ausgewählt werden, um die korrekte Darstellung auf dem Anlagennachweis sicher zu stellen.
Auswahl- und Eingabefelder#
| Auswahl- und Eingabefelder | Beschreibung |
|---|---|
| Haushaltsjahr | Anzeige oder Eingabe des ausgewählten Haushaltsjahres. |
| Inventar-Nr. | Die Inventarnummer für ein Anlagegut wird vom Programm automatisch vergeben und setzt sich aus den im Mandantenschalter Parameter A30 und A50 definierten Werten zusammen. Bei der Erfassung wird der freie Teil der Inventarnummer vorgeblendet und kann überschrieben werden, um z.B. eine logische Zuordnung der Anlagengüter zu ermöglichen. |
In diesem Bsp. wäre dies: Standardwert (Parameter A50) + Anschaffungsjahr + laufende Nummer 6-stellig. Der mit „XXX“ vorgeblendete Wert beruht auf Parameter A50 und kann überschrieben werden, um eine logische Zuordnung der Anlagegüter zu ermöglichen z.B. PKW-2003-000005
| Auswahl- und Eingabefelder | Beschreibung |
|---|---|
| Haushaltsjahr | Anzeige oder Eingabe des ausgewählten Haushaltsjahres. |
| Gruppe | Die Gruppe dient der logischen Zuordnung des Anlagegutes dabei kann mittels Sofern notwendige Gruppen fehlen, können diese angelegt und mittels <Übernehmen> gespeichert werden. Mittels |
| Auswahlfeld ohne Bezeichnung | Auswahl, ob das Inventargut künftig als Teil des Anlagennachweises oder des Bestandsverzeichnisses geführt werden soll. |
| Sachkonto | Auswahl eines Sachkontos oder Sachkontenbereiches nach dem Abtauchen und „Daten zurückgeben“ Das Sachkonto dient der Zuordnung des Anlagegutes zu einem Bilanzkonto des doppischen Kontenrahmens. Es können nur die Sachkonten mit Kontenart „A1“ ausgewählt werden, die unter Menü 124 – Stammdaten – Kontierung – Sachkontenverwaltung angelegt wurden. |
| aktiviert | Aktive Option zeigt an, dass dieses Anlagegut bereits aktiviert worden ist |
| Produkt / KST | Hier ist die für das Anlagegut zutreffende Produkt / Kostenstelle auszuwählen. Es können nur die Produkte ausgewählt werden, die unter Menü 121 - Produktverwaltung angelegt wurden. Gegen das hier angegebene Produkt werden die Aktivierungsbuchungen durchgeführt. Weiterhin wird dieses Produkt für die Kostenstellenzuordnung der Inventare auf Drucklisten genutzt. Die eventuellen Abschreibungen können mit Hilfe der Funktion Achtung! Die hier angegebene Kostenstelle wird nur zum Zweck der Selektierung bei den AfA- und Auswertungsfunktionen genutzt Die Zuordnung der Kostenstellen und Kostenträger / Produkte zwecks Buchung wird als Funktion bei der AfA-Bearbeitung angeboten |
| AfA 2018 | Auswahlfeld wird nur bei Schalterstellung Schalter A61 „JA“ angezeigt und betrifft ausschließlich das Bundesland Sachsen. |
| Anhaltewert | Der Anhaltewert entspricht dem minimalen Restbuchwert, der erhalten bleibt (Erinnerungswert). Der Wert aus Mandantenschalter A01 wird hier entsprechend vorgeschlagen und kann gegebenenfalls geändert werden. |
| Betriebsnotwenig | Hier wird der Haken standardmäßig vorgeblendet. Das anzulegende Anlagegut kann als betriebsnotwendig gekennzeichnet werden. |
| Menge / ME | Eingabe oder Auswahl der Menge des Anlagegutes und der entsprechenden Mengeneinheit (Pflichtfelder außer bei Umbuchung aus Anlage im Bau) Die Mengeneinheit siehe Menü 174 - Stammdaten - Anlagenbuchhaltung - Mengeneinheiten |
| AHK / Datum | Diese Felder dienen der Anzeige der Anschaffungskosten und des Anschaffungsdatums. Diese Daten werden in dem Reiter „Positionen“ erfasst. |
| ZW | Diese Option dient der Markierung von Anlagegütern, welche nicht mit ihren AHK erfasst werden, sondern mit den aktuellen Zeitwerten und der Restnutzungsdauer. |
| Inventar-Nr. alt | Hier kann eine eventuell vorhandene alte Inventarnummer hinterlegt werden. Damit werden weiterführende Informationen geliefert. Sofern mit Schnittstellen (z.B. Hallo KAI) gearbeitet wird, wird für die überspielten Anlagegüter die Inventarnummer der jeweiligen Vorsysteme übergeben |
| Freie Gruppe | Eingabe oder Auswahl einer freien Gruppe oder Gruppenbereiches zur Suche zugeordneter Zuschüsse. |
| Bezeichnung 1 | Eingabe des Beschreibungstextes 1 oder -textteiles zur Suche (max. 30 Zeichen). |
| Bezeichnung 2 | Eingabe des Beschreibungstextes 2 oder -textteiles zur Suche (max. 30 Zeichen). |
| Standort | Für jedes Anlagegut ist der Standort anzugeben. Dabei ist aus den vorhandenen Standorten der zutreffende auszuwählen. Es besteht die Möglichkeit, zusätzlich eine Zimmernummer zu erfassen. |
| Zi. | Zimmerangabe zur weiteren Definition des Standortes |
| Freifeld | Eingabe eines Begriffes, der im Freifeld des gesuchten Zuschusses verwendet wird |
| Vorsystem | Vorsystem aus dem das Anlagegut in das übergeben wurden |
| Lieferant | Zeigt den Namen des Lieferanten des Anlage-/Inventarguts an, welcher in der Registerkarte „Positionen“ eingetragen bzw. ausgewählt wird. |
| Versicherer | Eingabe oder Auswahl der Schlüsselnummer der Versicherungsgesellschaft nach dem Abtauchen und „Daten zurückgeben“ (Der Versicherer ist aus den unter Stammdaten |
| Versicherungsart | Eingabe oder Auswahl einer Versicherungsart zum ausgewählten Anlagegut nach dem Abtauchen und „Daten zurückgeben“ (Der Versicherungsart ist aus den unter Stammdaten |
| Versicherungswert | Eingabe des Versicherungswertes in Euro |
| Vetreter | Eingabe des Ansprechpartners bei der Versicherungsgesellschaft |
| Police-Nr. | Eingabe des Versicherungsvertragsnummer |
| vom | Eingabe des Beginndatums (Laufzeitbeginns) des Versicherungsvertrages |
| Vermerk | Eingabe weiterer Angaben zum Versicherungsvertrag möglich |
| Abschnitt Stammdaten | Diese Felder sind schon mit den erfassten Daten aus vorherigen Registerkarten. |
| Gewährleistung bis | Eingabe des Garantie- bzw. Gewährleistungsablaufdatums |
| Sicherheitseinbehalt | Eingabe eines einbehaltenen Betrages zur Absicherung etwaiger Ansprüche |
| Bürgschaft | Eingabe der Höhe eines zur Besicherung hinterlegten Bürgschaftsvertrages |
| Adress-Nr. | Anzeige des ausgewählten Lieferanten |
| Wartungsvertrag | Mit aktiver Option ist ein Wartungsvertrag vorhanden |
| Wartungsturnus | Eingabe der zeitlich vereinbarten Wartungsintervalle |
| Position | Anzeige der Positionsnummer Diese Positionsnummer definiert die jeweilige Position innerhalb des Inventargutes |
| Datum / Betrag | Das Anschaffungsdatum und der ursprüngliche Anschaffungswert in Euro sind anzugeben. Dabei ist ein Betrag von 0,00 € nur zulässig, wenn es sich um ein Zielinventargut handelt, also ein Inventargut auf welchem später durch Nachaktivierung oder Umbuchungen noch Anschaffungs- und Herstellungskosten hinzukommen |
| {{ no such element: super_collections.SuperDict object['Gegenkonto'] }} | |
| Bemerkung | Freifeld, in welchem zusätzliche Informationen zu der jeweiligen Position erfasst werden können. |
| Fremdbeleg-Nr. | Über diese beiden Funktionen kann die Zuordnung der Position zu der Rechnung im Buchwerk erfolgen. Damit wird sichergestellt, dass der aktivierte Betrag dem gezahlten Betrag entspricht. Die Zuordnung kann nur dann erfolgen, wenn die Rechnung im Buchwerk schon erfasst und bezahlt wurde. Wird das Inventargut angelegt, bevor die Rechnung eintrifft, kann eine Rechnung im Eingangsrechnungsbuch oder über die Buchungsmaske auch direkt bei der Rechnungseinbuchung dem Inventar zugeordnet werden. Nähere Informationen wie Rechnungen zugeordnet werden können vgl. 2.2.2. |
| Neuer Zus. | Absprung in die Erfassungsmaske zur Anlage eines Zuschusses (Menü b21) |
| Neuer Altzus. | Absprung in die Erfassungsmaske zur Anlage eines Alt-Zuschusses (Menü b21) |
| Zuordnung | Anzeige der im System erfassten Zuschüsse und Auswahl mittels Markierung des gewünschten Zuschusses und Datenrückgabe ins Menü b11/Reiter Bruttozuschuss |
| Lösen | Lösen eines bereits zugeordneten Zuschuss zu einem Anlagegut |
| Maßnahme | Eingabe oder Auswahl einer Maßnahme nach dem Abtauchen und „Daten zurückgeben“ Es sind nur Maßnahmen auswählbar, die dem ausgewählten Produkt zugeordnet sind. |
Es können nur Maßnahmen ausgewählt werden, die unter Menü 125 – Maßnahmen angelegt sind, und für welche die Kombination aus Produkt und Sachkonto über die Planung angelegt wurde.
Schaltflächen#
| Schaltfläche | Beschreibung |
|---|---|
| Abbrechen | Rückkehr in das letzte aktive Dialogfenster, nicht gespeicherte Eingaben werden verworfen. |
| Bearbeiten | Für die markierten Datensätze wird der Bearbeitungsdialog geöffnet. |
| Zuordnung Produkt / Zuordnung KST | Es öffnet sich der Dialog zur Zuordnung des Inventargutes auf Kostenstellen / Kostenträger (Produkte) |
| Bilanz-AfA | Es öffnet sich der Bearbeitungsdialog zur Hinterlegung der Angaben für bilanzrechtliche Abschreibungen |
| Handels-AfA | Es öffnet sich der Bearbeitungsdialog zur Hinterlegung der Angaben für handelsrechtliche Abschreibungen nach HGB |
| Kalkul. AfA | Es öffnet sich der Bearbeitungsdialog zur Hinterlegung der Angaben für kalkulatorische Abschreibungen |
| Übernehmen | Die Eingaben werden gespeichert und angelegt. |
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Zusätzliche Angaben zum Anlagegut#
Die mit dem Sternchen (*) markierten Registerkarten zeigen an, dass Eintragungen für das Inventargut vorliegen. Die Registerkarten „Position“ und „AfA“ sind für die vollständige Erfassung eines Anlagegutes zwingend notwendig. Alle anderen Registerkarten können optional genutzt werden.
Registerkarte "Positionen" **** (Seitenanfang)
Die Eingabemaske "Positionen" wird standardmäßig vorgeblendet und dient zur Erfassung der abschreibungsrelevanten Daten wie Anschaffungsdatum und Anschaffungswert
Vorgehensweise zur Positionserfassung:
Button  anklicken, um die erste bzw. nächste Position anzulegen |
|---|
Button  anklicken, um die jeweilige Position zu löschen (nur möglich, wenn Anlagegut noch nicht aktiviert ist!) |
Button  anklicken um den Satz in die Übersichtstabelle zu übernehmen |
Über den Button  besteht die Möglichkeit, bereits getätigte Investitionszahlungen zur Anschaffung bzw. Herstellung dem anlegten und noch nicht aktivierten Anlagegut zuzuordnen und damit die Verbindung zur Finanzrechnung herzustellen |
Registerkarte "Weitere Angaben" (Seitenanfang)
Hier können anwenderspezifisch, theoretisch unbegrenzt viele Felder für die Angabe weiterer Daten hinterlegt werden.
Registerkarte "Zusatztext" (Seitenanfang)
Hier können zusätzliche Informationen (z. B. technische Daten, Gründe für bestimmte Änderungen etc.) zum Anlagegut hinterlegt werden. Bei Druck der Anlagekarte besteht die Möglichkeit diese Informationen mit auszugeben. Alternativ besteht auch die Möglichkeit, z.B. Berechnungen aus Excel, Dokumente aus Word o.ä. einzufügen (Tastenkombination Strg+C und Strg+V)
Registerkarte "Bruttozuschuss" (Seitenanfang)
Wird ein Anlagegut bezuschusst, erfolgt hier die Zuordnung des Sonderpostens (Zuschuss)
Registerkarte "Versicherung" (Seitenanfang)
Über diese Registerkarte werden Angaben zum Versicherer des Anlagegutes eingegeben bzw. zur Art der Versicherung dargestellt. Die Daten können ausgewählt oder direkt eingetragen werden.
Auswahl- und Eingabefelder#
Registerkarte "Wartungsinfo." (Seitenanfang) 
In dieser Registerkarte werden Informationen zur Wartung der Anlage angezeigt. Die hier eingetragenen Daten dienen nur der Information und stellen keine Buchungsrelevanz dar.
Über
Registerkarte "Bewegung" (Seitenanfang)
Die Registerkarte Bewegung beinhaltet eine detaillierte und schnelle Auskunft zur Anlage und ermöglicht die Anzeige aller Wertbewegungen seit der Anschaffung bzw. Aufnahme des Anlageguts.
HINWEIS: Stornierte Bewegungen werden hier standardmäßig ausgeblendet. Mit Hilfe der rechten Maustaste ist es möglich, verborgene Storno-Bewegungen einzublenden.
Registerkarte "AfA" (Seitenanfang)
Wurden Abschreibungen berechnet bzw. gebucht, wird dies in folgender Tabelle angezeigt:
Registerkarte "Erläuterung für AN" (Seitenanfang)
Hier kann ein beliebig langer freier Text eingetragen werden. Dieser wird im Anlagennachweis mit ausgedruckt. Es können Erläuterungen zum Inventargut hinterlegt werden, die für den Anlagennachweis von Bedeutung sind.