Altbestand erfassen/bearbeiten
Altbestand ERfassen / bearbeiten#
Wie werden Anlagegüter in der Anlagenbuchhaltung erfasst oder bearbeitet ?
| Wo ist die Funktion zu finden ? | ||
|---|---|---|
| Schnellaufruf in der Suche | zentrales Suchfeld + b11 | |
| Navigator | Anlagenbuchhaltung - Anlagegüter - Bearbeiten | |
| Button: | "Altinventar erf." bzw. "Bearbeiten" |
Mit der Funktion „Bearbeiten“ bzw. "Altinv. erf." im Menü b11 können Altbestände geändert,ergänzt bzw erfasst werden. Das Dialogfenster besteht dazu aus mehreren Erfassungsmasken die über folgende Registerkarten geöffnet werden:
| Positionen | Weitere Angaben | Zusatztext | Bruttozuschuss | Versicherung |
|---|---|---|---|---|
| Wartungsinfo | Bewegung | AFA | Erläuterung für AN |
Was ist zu tun ?
Erfassung eines Altinventars#
Altinventare sind Anlagegüter, die bereits vor dem Eröffnungsbilanzstichtag zum Inventar gehörten. Sie haben direkten Einfluss auf die Eröffnungsbilanz, dürfen jedoch grundsätzlich nach Bestätigung dieser nicht mehr erfasst werden.
Das Erfassen eines Altinventargutes erfolgt analog dem eines neuen Inventargutes: Menü b11 – Anlagegüter – Bearbeiten – Altinventar erf. Einziger Unterschied ist hier, dass das Gut ohne Maßnahme erfasst werden kann (bei der Erfassung eines neuen Anlagegutes ist dies zwingend erforderlich) und das AHK-Datum vor Eröffnungsbilanzstichtag liegt.
Altinventare lassen sich zum Anschaffungswert (AHK mit aufgelaufener AfA) oder zum Zeitwert (Wert der Anlage zum heutigen Zeitpunkt ohne aufgelaufene AfA) erfassen.
Um eine Abgrenzung zu Neuinventaren zu ermöglichen, wird bei der Erfassung von Altinventaren standardmäßig im freien Teil der Inventarnummer „AIN“ vorgeblendet (definiert über Mandantenschalter A50). Ein Überschreiben ist möglich.
Beim Erfassen sind Pflichtfelder zwingend zu füllen und informative Felder frei verfügbar. Sollte ein Pflichtfeld nicht gefüllt sein, so wird dies beim Versuch der Übernahme der Daten farblich verdeutlicht. Beim Erfassen der Daten ist in den meisten Feldern auf die möglichen Schlüssel aus den Auswahlboxen zurückzugreifen. Fehlt dort der gewünschte Schlüssel, so ist dieser in den Stammdaten für die Anlagenbuchhaltung einzupflegen.
Neue Anlagegüter werden in der Regel zu Anschaffungs- oder Herstellungskosten im System erfasst. Lediglich bei der Erfassung von Altinventaren ist es möglich den Zeitwert (Wert der Anlage zum Erfassungszeitpunkt) zu hinterlegen. In diesem Fall sollte die Option Zeitwert ausgewählt werden, um die korrekte Darstellung auf dem Anlagennachweis sicher zu stellen.
Bearbeitung eines Altinventars#
Beim Bearbeiten eines Anlagegutes ist das Dialogfenster "Altbestand bearbeiten" schon mit den einst erfassten Daten zu dem ausgewählten Anlagegut gefüllt. Auch beim ändern eines Anlagesgutes müssen zwingend alle Pflichtfelder gefüllt sein. Sollte ein Pflichtfeld nicht gefüllt sein, so wird dies beim Versuch der Übernahme der Daten farblich verdeutlicht.
Neue Anlagegüter werden in der Regel zu Anschaffungs- oder Herstellungskosten im System erfasst. Lediglich bei der Erfassung von Altinventaren ist es möglich den Zeitwert (Wert der Anlage zum Erfassungszeitpunkt) zu hinterlegen. In diesem Fall sollte die Option Zeitwert ausgewählt werden, um die korrekte Darstellung auf dem Anlagennachweis sicher zu stellen.
Auswahl- und Eingabefelder#
Mandant
Anzeige des zu bearbeitenden Mandanten
HH-Jahr
Anzeige des zu bearbeitenden Haushaltsjahres
Inventar-Nr.
Die Inventarnummer für ein Anlagegut wird vom Programm automatisch vergeben und setzt sich aus den im Mandantenschalter Parameter A30 und A50 definierten Werten zusammen. Bei der Erfassung wird der freie Teil der Inventarnummer vorgeblendet und kann überschrieben werden, um z.B. eine logische Zuordnung der Anlagengüter zu ermöglichen.
In diesem Bsp. wäre dies: Standardwert (Parameter A50) + Anschaffungsjahr + laufende Nummer 6-stellig. Der mit „XXX“ vorgeblendete Wert beruht auf Parameter A50 und kann überschrieben werden, um eine logische Zuordnung der Anlagegüter zu ermöglichen z.B. PKW-2003-000005
Gruppe
Die Gruppe dient der logischen Zuordnung des Anlagegutes dabei kann mittels
Auswahlfeld ohne Bezeichnung
Auswahl, ob das Inventargut künftig als Teil des Anlagennachweises oder des Bestandsverzeichnisses geführt werden soll.
Sachkonto
Auswahl eines Sachkontos oder Sachkontenbereiches nach dem Abtauchen und „Daten zurückgeben“ Das Sachkonto dient der Zuordnung des Anlagegutes zu einem Bilanzkonto des doppischen Kontenrahmens. Es können nur die Sachkonten mit Kontenart „A1“ ausgewählt werden, die unter Menü 124 – Stammdaten – Kontierung – Sachkontenverwaltung angelegt wurden .
aktiviert
Aktive Option zeigt an, dass dieses Anlagegut bereits aktiviert worden ist
Produkt / KST
Hier ist die für das Anlagegut zutreffende Produkt / Kostenstelle auszuwählen. Es können nur die Produkte ausgewählt werden, die unter Menü 121 - Produktverwaltung angelegt wurden. Gegen das hier angegebene Produkt werden die Aktivierungsbuchungen durchgeführt. Weiterhin wird dieses Produkt für die Kostenstellenzuordnung der Inventare auf Drucklisten genutzt. Die eventuellen Abschreibungen können mit Hilfe der Funktion
AfA 2018
Betrifft nur Bundesland Sachsen: In Abhängigkeit der Schalterstellung A61 wird dieses Feld dargestellt.
Anhaltewert
Der Anhaltewert entspricht dem minimalen Restbuchwert, der erhalten bleibt (Erinnerungswert). Der Wert aus Mandantenschalter A01 wird hier entsprechend vorgeschlagen und kann gegebenenfalls geändert werden.
Betriebsnotwenig
Hier wird der Haken standardmäßig vorgeblendet. Das anzulegende Anlagegut kann als betriebsnotwendig gekennzeichnet werden.
Menge / ME
Eingabe oder Auswahl der Menge des Anlagegutes und der entsprechenden Mengeneinheit (Pflichtfelder außer bei Umbuchung aus Anlage im Bau) Die Mengeneinheit siehe Menü 174 - Stammdaten - Anlagenbuchhaltung - Mengeneinheiten
AHK / Datum
Diese Felder dienen der Anzeige der Anschaffungskosten und des Anschaffungsdatums. Diese Daten werden in dem Reiter „Positionen“ erfasst.
ZW
Diese Option dient der Markierung von Anlagegütern, welche nicht mit ihren AHK erfasst werden, sondern mit den aktuellen Zeitwerten und der Restnutzungsdauer.
Inventar-Nr. alt
Hier kann eine eventuell vorhandene alte Inventarnummer hinterlegt werden. Damit werden weiterführende Informationen geliefert. Sofern mit Schnittstellen (z.B. Hallo KAI) gearbeitet wird, wird für die überspielten Anlagegüter die Inventarnummer der jeweiligen Vorsysteme übergeben
Freie Gruppe
Hier besteht die Möglichkeit, eine vorher definierte freie Gruppe für gewünschte Zusammenfassungen oder Selektionen z.B. für den Anlagennachweis zuzuordnen.
Bezeichnung 1
Das Anlagegut wird mit Hilfe dieses Feldes näher (eindeutig) beschrieben. Dabei stehen 30 Zeichen zur Verfügung.
Bezeichnung 2
Hierbei handelt es sich um eine Ergänzung zum Feld „Bezeichnung 1“, wenn dieses nicht ausreichend war. Es stehen 30 Zeichen zur Verfügung.)
Standort
Für jedes Anlagegut ist der Standort anzugeben. Dabei ist aus den vorhandenen Standorten der zutreffende auszuwählen. Es besteht die Möglichkeit, zusätzlich eine Zimmernummer zu erfassen.
Zi.
Zimmerangabe zur weiteren Definition des Standortes
Freifeld
Dieses Feld wird für Zusatzinformationen verwendet. (max. 32 Zeichen)
Vorsystem
Vorsystem aus dem das Anlagegut in das übergeben wurden
Lieferant
Zeigt den Namen des Lieferanten des Anlage-/Inventarguts an, welcher in der Registerkarte „Positionen“ eingetragen bzw. ausgewählt wird.
Schaltflächen#
Zurück
Rückkehr in das Dialogfenster "Auswahl Anlagegut", nicht gespeicherte Änderungen werden verworfen
Zuordnung Produkt / Zuordnung KST
Es öffnet sich der Dialog zur Zuordnung des Inventargutes auf Kostenstellen / Kostenträger (Produkte)
Bilanz-AfA
Es öffnet sich der Bearbeitungsdialog zur Hinterlegung der Angaben für bilanzrechtliche Abschreibungen
Handels-AfA
Es öffnet sich der Bearbeitungsdialog zur Hinterlegung der Angaben für handelsrechtliche Abschreibungen nach HGB
Kalkul. AfA
Es öffnet sich der Bearbeitungsdialog zur Hinterlegung der Angaben für kalkulatorische Abschreibungen
Übernehmen
Änderungen werden gespeichert, das Inventargut wird angelegt
#
Zusätzliche Angaben zum Anlagegut#
Die mit dem Sternchen (*) markierten Registerkarten zeigen an, dass Eintragungen für das Inventargut vorliegen. Die Registerkarten „Position“ und „AfA“ sind für die vollständige Erfassung eines Anlagegutes zwingend notwendig. Alle anderen Registerkarten können optional genutzt werden.
Registerkarte "Positionen" **** (Seitenanfang)
Die Eingabemaske "Positionen" wird standardmäßig vorgeblendet und dient zur Erfassung der abschreibungsrelevanten Daten wie Anschaffungsdatum und Anschaffungswert
Vorgehensweise zur Positionserfassung:
Button  anklicken, um die erste bzw. nächste Position anzulegen |
|---|
Button  anklicken, um die jeweilige Position zu löschen (nur möglich, wenn Anlagegut noch nicht aktiviert ist!) |
Button  anklicken um den Satz in die Übersichtstabelle zu übernehmen |
Über den Button  besteht die Möglichkeit, bereits getätigte Investitionszahlungen zur Anschaffung bzw. Herstellung dem anlegten und noch nicht aktivierten Anlagegut zuzuordnen und damit die Verbindung zur Finanzrechnung herzustellen |
Position
Anzeige der Positionsnummer Diese Positionsnummer definiert die jeweilige Position innerhalb des Inventargutes
Datum / Betrag
Das Anschaffungsdatum und der ursprüngliche Anschaffungswert in Euro sind anzugeben. Dabei ist ein Betrag von 0,00 € nur zulässig, wenn es sich um ein Zielinventargut handelt, also ein Inventargut auf welchem später durch Nachaktivierung oder Umbuchungen noch Anschaffungs- und Herstellungskosten hinzukommen
Produkt
Hier wird das jeweilige Produkt zugeordnet.
Maßnahme
Hier wird die Investitionsmaßnahme zugeordnet, auf der die Auszahlungen geplant und verbucht wurden bzw. werden. Es können nur Maßnahmen ausgewählt werden, die unter Menü 125 – Maßnahmen angelegt sind, und für welche die Kombination aus Produkt und Sachkonto über die Planung angelegt wurde.
Gegenkonto
Hier wird das Konto zugeordnet.
Lieferant
Hier kann der Kreditor/Lieferant des Anlageguts ausgewählt werden. Dabei wird auf die im System hinterlegten Kreditoren zurückgegriffen.
Bemerkung
Freifeld, in welchem zusätzliche Informationen zu der jeweiligen Position erfasst werden können.
Fremdbeleg-Nr.
Über diese beiden Funktionen kann die Zuordnung der Position zu der Rechnung im Buchwerk erfolgen. Damit wird sichergestellt, dass der aktivierte Betrag dem gezahlten Betrag entspricht. Die Zuordnung kann nur dann erfolgen, wenn die Rechnung im Buchwerk schon erfasst und bezahlt wurde. Wird das Inventargut angelegt, bevor die Rechnung eintrifft, kann eine Rechnung im Eingangsrechnungsbuch oder über die Buchungsmaske auch direkt bei der Rechnungseinbuchung dem Inventar zugeordnet werden. Nähere Informationen wie Rechnungen zugeordnet werden können vgl. 2.2.2.
Registerkarte "Weitere Angaben" (Seitenanfang) 
Hier können anwenderspezifisch, theoretisch unbegrenzt viele Felder für die Angabe weiterer Daten hinterlegt werden.
Registerkarte "Zusatztext" (Seitenanfang) 
Hier können zusätzliche Informationen (z. B. technische Daten, Gründe für bestimmte Änderungen etc.) zum Anlagegut hinterlegt werden. Bei Druck der Anlagekarte besteht die Möglichkeit diese Informationen mit auszugeben. Alternativ besteht auch die Möglichkeit, z.B. Berechnungen aus Excel, Dokumente aus Word o.ä. einzufügen (Tastenkombination Strg+C und Strg+V)
Registerkarte "Bruttozuschuss" (Seitenanfang) 
Wird ein Anlagegut bezuschusst, erfolgt hier die Zuordnung des Sonderpostens (Zuschuss)
Bearbeiten
Absprung in die Bearbeitungsmaske eines zugeordenten Zuschusses
Neuer Zus.
Absprung in die Erfassungsmaske zur Anlage eines Zuschusses (Menü b21)
Neuer Altzus.
Absprung in die Erfassungsmaske zur Anlage eines Alt-Zuschusses (Menü b21)
Zuordnung
Anzeige der im System erfassten Zuschüsse und Auswahl mittels Markierung des gewünschten Zuschusses und Datenrückgabe ins Menü b11/Reiter Bruttozuschuss
Lösen
Lösen eines bereits zugeordneten Zuschuss zu einem Anlagegut
Registerkarte "Versicherung" (Seitenanfang)
Über diese Registerkarte werden Angaben zum Versicherer des Anlagegutes eingegeben bzw. zur Art der Versicherung dargestellt. Die Daten können ausgewählt oder direkt eingetragen werden.
Auswahl- und Eingabefelder#
Versicherer
Eingabe oder Auswahl der Schlüsselnummer der Versicherungsgesellschaft nach dem Abtauchen und „Daten zurückgeben“ (Der Versicherer ist aus den unter Stammdaten | Anlagenbuchhaltung | Versicherung angelegten Sätzen auswählbar)
Versicherungsart
Eingabe oder Auswahl einer Versicherungsart zum ausgewählten Anlagegut nach dem Abtauchen und „Daten zurückgeben“ (Der Versicherungsart ist aus den unter Stammdaten | Anlagenbuchhaltung | Versicherung angelegten Sätzen auswählbar)
Versicherungswert
Eingabe des Versicherungswertes in Euro
Vetreter
Eingabe des Ansprechpartners bei der Versicherungsgesellschaft
Police-Nr.
Eingabe des Versicherungsvertragsnummer
vom
Eingabe des Beginndatums (Laufzeitbeginns) des Versicherungsvertrages
Vermerk
Eingabe weiterer Angaben zum Versicherungsvertrag möglich
Registerkarte "Wartungsinfo." (Seitenanfang) 
In dieser Registerkarte werden Informationen zur Wartung der Anlage angezeigt. Die hier eingetragenen Daten dienen nur der Information und stellen keine Buchungsrelevanz dar.
Über
Auswahl- und Eingabefelder#
Mandant
Anzeige des zu bearbeitenden Mandanten
HH-Jahr
Anzeige des zu bearbeitenden Haushaltsjahres
Abschnitt Stammdaten
Diese Felder sind schon mit den erfassten Daten aus vorherigen Registerkarten.
Gewährleistung bis
Eingabe des Garantie- bzw. Gewährleistungsablaufdatums
Sicherheitseinbehalt
Eingabe eines einbehaltenen Betrages zur Absicherung etwaiger Ansprüche
Bürgschaft
Eingabe der Höhe eines zur Besicherung hinterlegten Bürgschaftsvertrages
Lieferant
Eingabe oder Auswahl eines Lieferanten des Anlagegutes nach dem Abtauchen und „Daten zurückgeben“
Adress-Nr. Anzeige des ausgewählten Lieferanten
Wartungsvertrag
Mit aktiver Option ist ein Wartungsvertrag vorhanden
Wartungsturnus
Eingabe der zeitlich vereinbarten Wartungsintervalle
Registerkarte "Bewegung" (Seitenanfang) 
Die Registerkarte Bewegung beinhaltet eine detaillierte und schnelle Auskunft zur Anlage und ermöglicht die Anzeige aller Wertbewegungen seit der Anschaffung bzw. Aufnahme des Anlageguts.
HINWEIS: Stornierte Bewegungen werden hier standardmäßig ausgeblendet. Mit Hilfe der rechten Maustaste ist es möglich, verborgene Storno-Bewegungen einzublenden.
Registerkarte "AfA" (Seitenanfang)
Wurden Abschreibungen berechnet bzw. gebucht, wird dies in folgender Tabelle angezeigt:
Registerkarte "Erläuterung für AN" (Seitenanfang)
Hier kann ein beliebig langer freier Text eingetragen werden. Dieser wird im Anlagennachweis mit ausgedruckt. Es können Erläuterungen zum Inventargut hinterlegt werden, die für den Anlagennachweis von Bedeutung sind.