Ausgangsrechnungsjournal
Ausgangsrechnungsjournal#
Wie werden die Ausgangsrechnungen im Programm verwaltet ?
| Wo ist die Funktion zu finden ? | ||
|---|---|---|
| Schnellaufruf in der Suche | zentrales Suchfeld + 54 | |
| Navigator | Aufträge / Faktura - Ausgangsrechnungsjournal |
Über diesen Menüpunkt findet die Erfassung und Verwaltung von Ausgangsrechnungen statt.
Was ist zu tun ?
Im Einstiegsfenster des Ausgangsrechnungsjournals werden entsprechend der angegebenen Suchkreterien die vorhandenen Ausgangsrechnungen des aktuellen Haushaltsjahres aufgelistet. Die Rechnungen können je nach Stand ihrer Verarbeitung aus dieser Maske heraus durch Klick auf die jeweiligen Button storniert, gelöscht, gebucht, gedruckt oder bearbeitet werden. Dazu wird eine Rechnung zur Bearbeitung, durch einen Klick auf die jeweilige Zeile markiert. Die Auswahl von mehreren Einträgen gleichzeitig, erfolgt durch Zuhilfenahme der Strg-Taste und Klick auf die gewünschten Zeilen. Über den DMS-Button können im Nachgang alle dazugehörigen Buchungsbelege (z.B. die Anordnung) eingesehen werden.
Auswahl- und Eingabefelder#
HH-Jahr
Eingabe des zu bearbeitenden Haushaltsjahres
Rechnungsnummer
Eingabe der Rechnungsnummer
Personenkonto
Eingabe der Personenkontennummer des jeweiligen Debitors.
Erfasser
Eingabe des gewünschten Erfassers. Standardmäßig wird in diesem Feld der angemeldete Sachbearbeiter angezeigt.
Status
Jede Rechnung bekommt je nach Bearbeitungsstand einen Status.
Ausgangsrechnungen können jeweils mit folgenden Status gekennzeichnet werden:
| Status | Bedeutung | mögliche nächste Bearbeitungsschritte |
|---|---|---|
| erfasst | Die Erfassung einer Rechnung wurdebeendet und steht zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. | Bearbeiten - Löschen - Buchen - Drucken - AO-Druck |
| gedruckt | Eine Rechnung wurde erstellt und steht zum Ausdrucken bereit. | Bearbeiten - Löschen - Buchen - Drucken - AO-Druck |
| AO-Bestätigung | Eine Annahmeanordnung steht im Menü 36 - Anordnung zum AO-Druck und anschließend zur Bestätigung bereit. | Abweisen der AO im Menü 36 Maske „AO- Bestätigung“ - Drucken |
| verbucht | Eine Rechnung wurde im Hauptbuch verbucht. | Stornieren - Drucken |
| stornieren | Eine Rechnung wurde über das Ausgangsrechnungsjournal storniert und das Storno muss noch im Menü 36 „AO- Bestätigung“ bestätigt werden. | Stornieren - Drucken |
| storniert | Eine Rechnung mit dem Status verbucht wurde im Hauptbuch storniert. | Abweisen der „Storno-AO“ im Menü 36 Maske „AO- Bestätigung“ |
| gelöscht | Eine Rechnung mit dem Status erfasst wurde gelöscht. | keine weitere Bearbeitung möglich |
Einnahmeart
Eingabe oder Auswahl der Einnahmeart
Rechnungsdatum
Eingabe des entsprechenden Rechnungsdatums
Betrag
Eingabe des Rechnungsbetrags
Tarifgruppe
Auswahl einer Tarifgruppe
Schaltflächen#
Abbrechen
Mit Klick auf den Button wird die Ausgangsrechnungsjournalübericht geschlossen.
Aktualisieren
Mit Hilfe des Buttons werden die Daten der Übersicht neu geladen.
DMS
Mit Hilfe des Buttons öffnet sich die Child-Sitzung für die abgelegten Belege zur in der Übersicht markierten Rechnung
AO-Druck
Mit Klick auf den Button Verlinkung ins Menü 36 - Anordnung Maske „AO-Druck“ um die Annahmeanordnung zu erzeugen.
Steuerbewertung drucken
Mit dem Ausführen des Steuerkompass an einer Rechnungsposition werden wird die steuerliche Bewertung der Position gespeichert. Bei entsprechender Definition und einem integrierten Dokumentenmanagementsystem (DMS) wird der Beleg, der die steuerliche Bewertung dokumentiert, automatisch mit dem Rechnungsdruck ins DMS gelegt. Für den Fall das keine entsprechende Definition des Belegtyps vorhanden ist oder kein DMS integriert wurde, kann der Druck der steuerlichen Bewertung für den markierten Rechnungsbeleg gedruckt werden.
Löschen
Eine oder mehrere ausgewählte und markierte Ausgangsrechnungen erhalten die Statusänderung "gelöscht" und werden dadurch in der Standardanzeige nicht mehr angezeigt. Die Löschung ist nur für erfasste Rechnungen möglich.
Stornierung
Eine bereits verbuchte Rechnung kann über diese Schaltfläche storniert werden. Die Stornierung muss in der Anordnungsverwaltung ebenfalls gedruckt und bestätigt werden.
Mit Hilfe des Buttons kann für die ausgewählte(n) Ausgangsrechnung(en) der Druck angeschoben werden.
Buchen
Die Ausgangsrechnung erhält den Status "AO" und kann im Menü 36 - Anordnungsverwaltung weiter bearbeitet werden.
Bearbeiten
Eine bereits erfasste aber noch nicht gebuchte Rechnung kann im Nachhinein nochmals geändert werden.
Neu
Auswahl der gewünschten Rechnungserfassung:
| Auswahl | Beschreibung |
|---|---|
| Rechnung | Es öffnet sich der Erfassungsdialog für eine neue Rechnung |
| Musterauswahl | Es öffnet sich die Auswahlmaske für hinterlegte Musterrechnungen. Das gewünschte Muster kann markiert werden und mit Klick auf die Schaltfläche "neue Rechnungen erzeugen" öffnet sich der Erfassungsdialog für eine neue Rechnung mit den bereits hinterlegten Daten aus dem ausgewählten Muster. |
| Rechnung(en) duplizieren | Es öffnet sich der Erfassungsdialog für eine neue Rechnung mit den Daten aus der bereits erfssten Rechnung, die markiert wurde |
Neue Rechnung#
Wie werden die Ausgangsrechnungen im Programm erfasst ?
| Wo ist die Funktion zu finden ? | ||
|---|---|---|
| Schnellaufruf in der Suche | zentrales Suchfeld + 54 | |
| Navigator | Aufträge / Faktura - Ausgangsrechnungsjournal | |
| Button: | Neue Rechnung |
Über diesen Menüpunkt können Ausgangsrechnungen erfasst werden.
Was ist zu tun ?
In den Kopfdaten erfassen Sie den Debitor sowie alle anderen benötigten Angaben.Über den Button : können Sie eine neue Position erfassen und im Anschluss die jeweilige Tarifgruppe mit dem entsprechenden Tarif wählen. Sollten Sie einen abweichenden Betrag benötigen, ist eine Änderung über das Ordner-Symbol rechts in der jeweiligen Positionszeile möglich. Über die darunterliegenden Panels „Titel / Betreff Individualtext“, „Oberer Individualtext“ und „Unterer Individualtext“ können die Rechnungstexte individualisiert werden.
Bei Fertigstellung der Rechnung übergeben Sie diese mit dem Button "Übernehmen" ans Ausgangsrechnungsjournal. Dort ist diese dann mit dem Status "erfasst" hinterlegt. Diese kann dann noch gelöscht oder bearbeitet werden. Sind alle Angaben korrekt und vollständig, so kann die Rechnung gedruckt und die Anordnung zum Druck übergeben werden.
Sonstiger Hinweis
Über den Button können Sie die entworfene Rechnung als Muster speichern und diese beim nächsten Mal erneut verwenden.
Schaltflächen#
Zurück
Mit Klick auf den Button wird die Erfassung abgebrochen.
Aktualisieren
Mit Hilfe des Buttons werden die Daten der Erfassungsmaske neu geladen.
KLR Verteilung
Mit Hilfe des Buttons erfolgt der Aufruf des Erfassungsdialogs für eine vorgelagerte KLR-Verteilung (Menüpunkt c)
Als Muster speichern
Die angelegte Rechnung kann mit Hilfe des Buttons als Muster gespeichert werden, um sie später wiederverwenden zu können.
RAP
Nach dem Speichern der Rechnung können mit dem Button Rechnungsabgrenzungsposten pro Position angelegt werden. Es erfolgt eine Zusammenfassung der Beträge zu einer RAP-Position wenn die gleichen Buchungsstellen verwendet werden.
Rechnungsdruck
Über die Schaltfläche kann die Rechnung gedruckt werden.
Bitte beachten!
Der Druck der Rechnung erfordert auch eine Bestätigung im Anordnungsprozess. Eine Abweisung oder Änderung der Rechnung muss zwingend mit einem Rechnungsstorno einhergehen, um verschiedenen gesetzlichen Pflichten (GOB, UStG usw.) nachzukommen.
Neu
Der Erfassungsdialog wir geleert und es kann nun eine neue Rechnung erfasst werden.
Übernehmen
Über die Schaltfläche werden alle Änderungen gespeichert.
Die Erfassungsmaske ist in die Folgenden Bereiche geteilt:
Kopfdaten#
In den Kopfdaten werden die folgend Beschriebenen allgemeinen Angaben zur Rechnung eingegeben. Die Datumsangaben dienen der Periodenbildung, vorausgesetzt die einzelnen Positionen haben keine abweichende Leistungsperiode. Die angezeigten Beträge ergaben sich aus den erfassten Positionen.
Auswahl- und Eingabefelder#
HH-Jahr
Anzeige des zu bearbeitenden Haushaltsjahres
Rechnungsnummer
Dieses Feld kann nicht manuell bearbeitet werden. Nach dem Übernehmen der Rechnung wird eine Rechnungsnummer automatisch generiert.
Debitor
Eingabe der entsprechenden Adressnummer oder über die Funktion zum Drill Down das gewünschte Personenkonto wählen.
Fälligkeit
Eingabe der Fälligkeit.
Belegdatum
Eingabe des Rechnungsdatums.Über das Belegdatum wird die Leistungsperiode gesteuert.
Fällig in Tagen
Das Fälligkeitsdatum wird automatisch anhand des Belegdatums angepasst.
Betreff
Optionale Eingabe eines Betreffes, dieser wird auf der Rechnung ausgewiesen. (255 Zeichen können in diesem Feld vergeben werden)
Buchungstext 1
Eingabe eines Buchungstextes, dieser wird auf der Anordnung als Buchungstext 1 ausgewiesen.
Gruppierung
Optionale Erfassung eines Kennzeichens, um eine Rechnung später leichter selektieren zu können, welche als Vorlage, für eine neue Rechnung dienen soll. Außerdem lassen sich darüber die Ausgabe der entsprechenden Textbausteine steuern.
Buchungskreis
Auswahl oder Eingabe des entsprechenden Buchungskreises.
Basis
Basis für die Steuerberechnung. Die Steuer wird entweder auf Basis des Brutto- odes des Nettowertes berechnet. Dabei kann folgendes gewählt werden:
| Wert | Beschreibung |
|---|---|
| Laut Tarif | Die Berechnung für die Steuer erfolgt, wie es im Tarif hinterlegt ist. |
| Brutto | Die Berechnung für die Steuer erfolgt anhand des eingegebenen Bruttobetrags. |
| Netto | Die Berechnung für die Steuer erfolgt anhand des eingegebenen Nettobetrags. |
Methode
Die Methode wird an dieser Stelle nur informativ angezeigt und kann über den jahresübergreifenden Mandantenschalter F10 geändert werden. Zur Auswahl stehen „Horizontal“ und „Vertikal“, standardmäßig ist „Horizontal“ vorbelegt.
Die Methode „Horizontal“ oder „Vertikal“ definiert, wie die Umsatzsteuer berechnet wird und mögliche Rundungsdifferenzen verteilt werden.
Brutto Gesamt
Bruttosumme aller Positionen die in der Rechnung erfasst werden.
Netto Gesamt
Nettosumme aller Positionen die in der Rechnung erfasst werden.
Steuer Gesamt
Gesamtsumme der Steuerbeträge aller Positionen die in der Rechnung erfasst werden.
Positionsdruck ausblenden
Mit Aktiver Option wird die Positionstabelle auf dem Rechnungsdruck ausgeblendet.
Rechnungspositionen#
In diesem Teil der Maske können in der Rechnung die einzelnen Rechnungspositionen erfasst werden.
Dabei können mit dem Button Positionen hinzugefügt werden und mit dem Button Positionen wieder entfernt werden.
Auswahl- und Eingabefelder#
Position
Anzeige der Positionsnummer.
Tarifgruppe
Auswahl der entsprechenden Tarifgruppe. Diese werden in den Stammdaten angelegt.
Tarif-Nr.
Auswahl eines angelegten Tarifes. Diese werden ebenfalls in den Stammdaten gepflegt.
Leist.-Periode
Eingabe der Leistungsperiode pro einzelner Rechnungsposition.
Menge
Vorbelegung anhand der gepflegten Informationen im Tarif.
Brutto
Berechnungsformel je Tarif: Menge x Einzelpreis (brutto)
Netto
Berechnungsformel je Tarif: Menge x Einzelpreis (netto)
Istversteuerung
Ist in den Stammdaten zum Mandant definiert, dass es sich um die Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten handelt, ist die Checkbox aktiv.
Steuer
Anzeige des Steuerbetrages laut Steuerkennzeichen im Tarif.
Sonstiger Hinweis
Über den Button erweitert sich wie folgt die Anzeige der einzelnen Position:
Mithilfe dieser Erweiterung können die Standardangaben aus dem ausgewählten Tarif für die vorliegende Rechnung individualisiert werden. Zudem ist es an dieser Stelle möglich, Ratenfälligkeiten sowie einen Skonto zu erfassen.
Über den Button erweitert sich die Anzeige der einzelnen Positionen um die kostenrechnungsrelevanten Angaben.
Tarifbezeichnung
Vorgeblendet ist die Bezeichnung der oben gewählten Tarifgruppe; eine Bearbeitung der Bezeichnung ist möglich.
Einnahmeart
Anzeige der Einnahmeart des gewählten Tarifs. Eine Anpassung ist nicht möglich.
Buchungstext 2
Eingabe eines weiteren Buchungstextes zur Ergänzung des „Buchungstext 1“ möglich.
Buchungsschlüssel
Auswählen eines Buchungsschlüssels, mit dem die Rechnung gebucht werden soll. (Standardmäßig 411 - Deb. Sollstellung)
Ratenzahlung
Eingabe der Ratenanzahl
Ratencode
Auswahl des Ratenabstandes.
Abw. Fälligkeit
Im Rechnungskopf kann ein Zahlungsziel angegeben werden, welches standardmäßig mit 14 Tagen vorbelegt ist. Soll für eine Position eine andere Fälligkeit gelten, ist diese im Feld abw. Fälligkeit anzugeben.
Steuerkennzeichen
Ist am Sachkonto kein festes Steuerkennzeichen hinterlegt, stehen hier alle verwendbaren Umsatzsteuerkennzeichen zur Verfügung.
Skonto
Eingabe eines Skontobetrages
Skontotext
Anzeige des Skontobetrages
Freitext
Eingabe eines Freitextes.
Positionsübersicht#
In diesem Teil der Erfassungsmaske werden alle in der Rechnung erfassten Positionen angezeigt. Die Position, die in der Positionsübericht markiert ist, kann im Bereich der Rechnungsposition bearbeitet werden.
Individualtexte#
Das Grundgerüst und die Basistextbausteine werden in der 1y1 „Textbausteine“ erstellt und gepflegt. Wenn sich grundlegende Änderungen ergeben (z.Bsp. Bankverbindung in der Fußzeile ändert sich), dann wird dies dort durchgeführt. Die Individualtexte bieten dem Anwender die Möglichkeit selbst Textpassagen hinzuzufügen, welche nur für die Rechnung gelten sollen. Diese unterteilen sich in 3 Bereiche:
- Titel / Betreff Individualtext
- Oberer Individualtext
- Unterer Individualtext
Neu aus Musterauswahl#
Wie kann eine schon vorhandene Ausgangsrechnung kopiert werden ?
| Wo ist die Funktion zu finden ? | ||
|---|---|---|
| Schnellaufruf in der Suche | zentrales Suchfeld + 54 | |
| Navigator | Aufträge / Faktura - Ausgangsrechnungsjournal | |
| Button: | Neu + Musterauswahl |
Über diesen Menüpunkt können Muster-Ausgangsrechnungen kopiert werden. Die Erfassungsmaske ist dann schon vorgefüllt und kann somit überarbeitet werden.
Was ist zu tun ?
In der Übersicht im Ausgangsrechnungsjournal muss eine Muster-Ausgangsrechnung ausgewählt werden die als Vorlage für eine neue Rechnung dienen soll. Ansonsten ist die Handhabung identisch der Neuerfassung.
Auswahl- und Eingabefelder#
Auswahl- und Eingabefelder Beschreibung
Auswahl- und Eingabefelder#
Rechnung duplizieren#
Wie kann eine schon vorhandene Ausgangsrechnung kopiert werden ?
| Wo ist die Funktion zu finden ? | ||
|---|---|---|
| Schnellaufruf in der Suche | zentrales Suchfeld + 54 | |
| Navigator | Aufträge / Faktura - Ausgangsrechnungsjournal | |
| Button: | Neu + Rechnung(en) duplizieren |
Über diesen Menüpunkt können schon vorhandene gebuchte Ausgangsrechnungen kopiert werden. Die Erfassungsmaske ist dann schon vorgefüllt und kann somit überarbeitet werden.
Was ist zu tun ?
In der Übersicht im Ausgangsrechnungsjournal muss eine vorhandene Ausgangsrechnung markiert werden, die als Vorlage für die neue Rechnung dienen soll. Im weiteren Verlauf ist die Handhabung identisch der Neuerfassung.
Auswahl- und Eingabefelder#
Auswahl- und Eingabefelder Beschreibung