Ausgangsrechnungsjournal
Ausgangsrechnungsjournal#
Wie werden die Ausgangsrechnungen im Programm verwaltet ?
| Wo ist die Funktion zu finden ? | ||
|---|---|---|
| Schnellaufruf in der Suche | zentrales Suchfeld + 54 | |
| Navigator | Aufträge / Faktura - Ausgangsrechnungsjournal |
Über diesen Menüpunkt findet die Erfassung und Verwaltung von Ausgangsrechnungen statt.
Was ist zu tun ?
Im Einstiegsfenster des Ausgangsrechnungsjournals werden entsprechend der angegebenen Suchkreterien die vorhandenen Ausgangsrechnungen des aktuellen Haushaltsjahres aufgelistet. Die Rechnungen können je nach Stand ihrer Verarbeitung aus dieser Maske heraus durch Klick auf die jeweiligen Button storniert, gelöscht, gebucht, gedruckt oder bearbeitet werden. Dazu wird eine Rechnung zur Bearbeitung, durch einen Klick auf die jeweilige Zeile markiert. Die Auswahl von mehreren Einträgen gleichzeitig, erfolgt durch Zuhilfenahme der Strg-Taste und Klick auf die gewünschten Zeilen. Über den DMS-Button können im Nachgang alle dazugehörigen Buchungsbelege (z.B. die Anordnung) eingesehen werden.
Auswahl- und Eingabefelder#
| Auswahl- und Eingabefelder | Beschreibung |
|---|---|
| Haushaltsjahr | Anzeige oder Eingabe des ausgewählten Haushaltsjahres. |
| Rechnungsnummer | Eingabe der Rechnungsnummer |
| Personenkonto | Eingabe der Adressnummer oder Auswahl des PK nach dem Abtauchen und „Daten zurückgeben“. |
| Erfasser | Eingabe des gewünschten Erfassers. Standardmäßig wird in diesem Feld der angemeldete Sachbearbeiter angezeigt. |
| Status | Jede Rechnung bekommt je nach Bearbeitungsstand einen Status. |
Ausgangsrechnungen können jeweils mit folgenden Status gekennzeichnet werden:
| Status | Bedeutung | mögliche nächste Bearbeitungsschritte |
|---|---|---|
| erfasst | Die Erfassung einer Rechnung wurdebeendet und steht zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. | Bearbeiten - Löschen - Buchen - Drucken - AO-Druck |
| gedruckt | Eine Rechnung wurde erstellt und steht zum Ausdrucken bereit. | Bearbeiten - Löschen - Buchen - Drucken - AO-Druck |
| AO-Bestätigung | Eine Annahmeanordnung steht im Menü 36 - Anordnung zum AO-Druck und anschließend zur Bestätigung bereit. | Abweisen der AO im Menü 36 Maske „AO- Bestätigung“ - Drucken |
| verbucht | Eine Rechnung wurde im Hauptbuch verbucht. | Stornieren - Drucken |
| stornieren | Eine Rechnung wurde über das Ausgangsrechnungsjournal storniert und das Storno muss noch im Menü 36 „AO- Bestätigung“ bestätigt werden. | Stornieren - Drucken |
| storniert | Eine Rechnung mit dem Status verbucht wurde im Hauptbuch storniert. | Abweisen der „Storno-AO“ im Menü 36 Maske „AO- Bestätigung“ |
| gelöscht | Eine Rechnung mit dem Status erfasst wurde gelöscht. | keine weitere Bearbeitung möglich |
| Auswahl- und Eingabefelder | Beschreibung |
|---|---|
| Einnahmeart | Eingabe oder Auswahl der Einnahmeart. |
| Rechnungsdatum | Eingabe des entsprechenden Rechnungsdatums |
| Betrag | Eingabe des Rechnungsbetrags |
| Tarifgruppe | Auswahl einer Tarifgruppe |
Schaltflächen#
| Schaltfläche | Beschreibung |
|---|---|
| Abbrechen | Rückkehr in das letzte aktive Dialogfenster, nicht gespeicherte Eingaben werden verworfen. |
| Anzeigen | Mit Hilfe des Button , wird der Inhalt des Menüpunktes neu geladen. |
| DMS | Ist eine Zeile der Übersicht markiert, wird über diese Schaltfläche alles zu der Buchung im Dokumentenmanagementsystem hinterlegten Dokumente angezeigt. |
| AO-Druck | Mit Klick auf den Button Verlinkung ins Menü 36 - Anordnung Maske „AO-Druck“ um die Annahmeanordnung zu erzeugen. |
| Steuerbewertung drucken | Mit dem Ausführen des Steuerkompass an einer Rechnungsposition werden wird die steuerliche Bewertung der Position gespeichert. Bei entsprechender Definition und einem integrierten Dokumentenmanagementsystem (DMS) wird der Beleg, der die steuerliche Bewertung dokumentiert, automatisch mit dem Rechnungsdruck ins DMS gelegt. Für den Fall das keine entsprechende Definition des Belegtyps vorhanden ist oder kein DMS integriert wurde, kann der Druck der steuerlichen Bewertung für den markierten Rechnungsbeleg gedruckt werden. |
| Löschen | Löschen der markierten Datenzeilen nach Bestätigung. |
| Stornierung | Eine bereits verbuchte Rechnung kann über diese Schaltfläche storniert werden. Die Stornierung muss in der Anordnungsverwaltung ebenfalls gedruckt und bestätigt werden. |
| Die ausgewählte Liste/Objekt wird gedruckt. | |
| Buchen | Die Ausgangsrechnung erhält den Status "AO" und kann im Menü 36 - Anordnungsverwaltung weiter bearbeitet werden. |
| Bearbeiten | Für die markierten Datensätze wird der Bearbeitungsdialog geöffnet. |
Neu
Auswahl der gewünschten Rechnungserfassung:
| Auswahl | Beschreibung |
|---|---|
| Rechnung | Es öffnet sich der Erfassungsdialog für eine neue Rechnung |
| Musterauswahl | Es öffnet sich die Auswahlmaske für hinterlegte Musterrechnungen. Das gewünschte Muster kann markiert werden und mit Klick auf die Schaltfläche "neue Rechnungen erzeugen" öffnet sich der Erfassungsdialog für eine neue Rechnung mit den bereits hinterlegten Daten aus dem ausgewählten Muster. |
| Rechnung(en) duplizieren | Es öffnet sich der Erfassungsdialog für eine neue Rechnung mit den Daten aus der bereits erfssten Rechnung, die markiert wurde |
Neue Rechnung#
Wie werden die Ausgangsrechnungen im Programm erfasst ?
| Wo ist die Funktion zu finden ? | ||
|---|---|---|
| Schnellaufruf in der Suche | zentrales Suchfeld + 54 | |
| Navigator | Aufträge / Faktura - Ausgangsrechnungsjournal | |
| Button: | Neue Rechnung |
Über diesen Menüpunkt können Ausgangsrechnungen erfasst werden.
Was ist zu tun ?
In den Kopfdaten erfassen Sie den Debitor sowie alle anderen benötigten Angaben.Über den Button : können Sie eine neue Position erfassen und im Anschluss die jeweilige Tarifgruppe mit dem entsprechenden Tarif wählen. Sollten Sie einen abweichenden Betrag benötigen, ist eine Änderung über das Ordner-Symbol rechts in der jeweiligen Positionszeile möglich. Über die darunterliegenden Panels „Titel / Betreff Individualtext“, „Oberer Individualtext“ und „Unterer Individualtext“ können die Rechnungstexte individualisiert werden.
Bei Fertigstellung der Rechnung übergeben Sie diese mit dem Button "Übernehmen" ans Ausgangsrechnungsjournal. Dort ist diese dann mit dem Status "erfasst" hinterlegt. Diese kann dann noch gelöscht oder bearbeitet werden. Sind alle Angaben korrekt und vollständig, so kann die Rechnung gedruckt und die Anordnung zum Druck übergeben werden.
Sonstiger Hinweis
Über den Button können Sie die entworfene Rechnung als Muster speichern und diese beim nächsten Mal erneut verwenden.
Schaltflächen#
| Schaltfläche | Beschreibung |
|---|---|
| Abbrechen | Rückkehr in das letzte aktive Dialogfenster, nicht gespeicherte Eingaben werden verworfen. |
| Anzeigen | Mit Hilfe des Button , wird der Inhalt des Menüpunktes neu geladen. |
| KLR Verteilung | Mit Hilfe des Buttons erfolgt der Aufruf des Erfassungsdialogs für eine vorgelagerte KLR-Verteilung (Menüpunkt c) |
| Als Muster speichern | Die angelegte Rechnung kann mit Hilfe des Buttons als Muster gespeichert werden, um sie später wiederverwenden zu können. |
| RAP | Nach dem Speichern der Rechnung können mit dem Button Rechnungsabgrenzungsposten pro Position angelegt werden. Es erfolgt eine Zusammenfassung der Beträge zu einer RAP-Position wenn die gleichen Buchungsstellen verwendet werden. |
| Rechnungsdruck | Über die Schaltfläche kann die Rechnung gedruckt werden. |
Bitte beachten!
Der Druck der Rechnung erfordert auch eine Bestätigung im Anordnungsprozess. Eine Abweisung oder Änderung der Rechnung muss zwingend mit einem Rechnungsstorno einhergehen, um verschiedenen gesetzlichen Pflichten (GOB, UStG usw.) nachzukommen.
| Schaltfläche | Beschreibung |
|---|---|
| Neu | Diese Funktion aktiviert die Bearbeitungsfelder im aktuellen Bereich oder öffnet ein leeres Dialogfenster zur Anlage eines neuen Eintrags. |
| Übernehmen | Die Eingaben werden gespeichert und angelegt. |
Die Erfassungsmaske ist in die Folgenden Bereiche geteilt:
Kopfdaten#
In den Kopfdaten werden die folgend Beschriebenen allgemeinen Angaben zur Rechnung eingegeben. Die Datumsangaben dienen der Periodenbildung, vorausgesetzt die einzelnen Positionen haben keine abweichende Leistungsperiode. Die angezeigten Beträge ergaben sich aus den erfassten Positionen.
Auswahl- und Eingabefelder#
| Auswahl- und Eingabefelder | Beschreibung |
|---|---|
| Haushaltsjahr | Anzeige oder Eingabe des ausgewählten Haushaltsjahres. |
| Rechnungsnummer | Dieses Feld kann nicht manuell bearbeitet werden. Nach dem Übernehmen der Rechnung wird eine Rechnungsnummer automatisch generiert. |
| Debitor | Eingabe der entsprechenden Adressnummer oder über die Funktion zum Abtauchen und das gewünschte Personenkonto wählen. |
| Fälligkeit | Eingabe oder Auswahl einer Beginn- und / oder einer Endfälligkeit |
| Belegdatum | Eingabe des Rechnungsdatums.Über das Belegdatum wird die Leistungsperiode gesteuert. |
| Fällig in Tagen | Das Fälligkeitsdatum wird automatisch anhand des Belegdatums angepasst. |
| Betreff | Optionale Eingabe eines Betreffes, dieser wird auf der Rechnung ausgewiesen. (255 Zeichen können in diesem Feld vergeben werden) |
| Buchungstext 1 | Eingabefeld zur Erfassung eines Buchungstextes (max. 27 Zeichen). |
| Gruppierung | Optionale Erfassung eines Kennzeichens, um eine Rechnung später leichter selektieren zu können, welche als Vorlage, für eine neue Rechnung dienen soll. Außerdem lassen sich darüber die Ausgabe der entsprechenden Textbausteine steuern. |
| Buchungskreis | Eingabe oder Auswahl des Buchungskreises. |
Basis
Basis für die Steuerberechnung. Die Steuer wird entweder auf Basis des Brutto- odes des Nettowertes berechnet. Dabei kann folgendes gewählt werden:
| Wert | Beschreibung |
|---|---|
| Laut Tarif | Die Berechnung für die Steuer erfolgt, wie es im Tarif hinterlegt ist. |
| Brutto | Die Berechnung für die Steuer erfolgt anhand des eingegebenen Bruttobetrags. |
| Netto | Die Berechnung für die Steuer erfolgt anhand des eingegebenen Nettobetrags. |
| Auswahl- und Eingabefelder | Beschreibung |
|---|---|
| Methode | Die Methode wird an dieser Stelle nur informativ angezeigt und kann über den jahresübergreifenden Mandantenschalter F10 geändert werden. Zur Auswahl stehen „Horizontal“ und „Vertikal“, standardmäßig ist „Horizontal“ vorbelegt. Die Methode „Horizontal“ oder „Vertikal“ definiert, wie die Umsatzsteuer berechnet wird und mögliche Rundungsdifferenzen verteilt werden. |
| Brutto Gesamt | Bruttosumme aller Positionen die in der Rechnung erfasst werden. |
| Netto Gesamt | Nettosumme aller Positionen die in der Rechnung erfasst werden. |
| Steuer Gesamt | Gesamtsumme der Steuerbeträge aller Positionen die in der Rechnung erfasst werden. |
| Positionsdruck ausblenden | Mit Aktiver Option wird die Positionstabelle auf dem Rechnungsdruck ausgeblendet. |
Rechnungspositionen#
In diesem Teil der Maske können in der Rechnung die einzelnen Rechnungspositionen erfasst werden.
Dabei können mit dem Button Positionen hinzugefügt werden und mit dem Button Positionen wieder entfernt werden.
Auswahl- und Eingabefelder#
| Auswahl- und Eingabefelder | Beschreibung |
|---|---|
| Position | Anzeige der Positionsnummer. |
| Tarifgruppe | Auswahl der entsprechenden Tarifgruppe. Diese werden in den Stammdaten angelegt. |
| Tarif-Nr. | Auswahl eines angelegten Tarifes. Diese werden ebenfalls in den Stammdaten gepflegt. |
| Leist.-Periode | Eingabe der Leistungsperiode pro einzelner Rechnungsposition. |
| Menge | Vorbelegung anhand der gepflegten Informationen im Tarif. |
| Brutto | Berechnungsformel je Tarif: Menge x Einzelpreis (brutto) |
| Netto | Berechnungsformel je Tarif: Menge x Einzelpreis (netto) |
| Istversteuerung | Ist in den Stammdaten zum Mandant definiert, dass es sich um die Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten handelt, ist die Checkbox aktiv. |
| Steuer | Anzeige des Steuerbetrages laut Steuerkennzeichen im Tarif. |
Sonstiger Hinweis
Über den Button erweitert sich wie folgt die Anzeige der einzelnen Position:
Mithilfe dieser Erweiterung können die Standardangaben aus dem ausgewählten Tarif für die vorliegende Rechnung individualisiert werden. Zudem ist es an dieser Stelle möglich, Ratenfälligkeiten sowie einen Skonto zu erfassen.
Über den Button erweitert sich die Anzeige der einzelnen Positionen um die kostenrechnungsrelevanten Angaben.
| Auswahl- und Eingabefelder | Beschreibung |
|---|---|
| Tarifbezeichnung | Vorgeblendet ist die Bezeichnung der oben gewählten Tarifgruppe; eine Bearbeitung der Bezeichnung ist möglich. |
| Einnahmeart | Eingabe oder Auswahl der Einnahmeart. |
| Buchungstext 2 | Eingabefeld zur Erfassung eines zweiten ergänzenden Buchungstextes (max. 27 Zeichen). |
| Buchschl. | Eingabe oder Auswahl des Buchungsschlüssels |
| Ratenzahlung | Eingabe der Ratenanzahl |
| Ratencode | Auswahl des Ratenabstandes. |
| Abw. Fälligkeit | Im Rechnungskopf kann ein Zahlungsziel angegeben werden, welches standardmäßig mit 14 Tagen vorbelegt ist. Soll für eine Position eine andere Fälligkeit gelten, ist diese im Feld abw. Fälligkeit anzugeben. |
| Steuerkennzeichen | Ist am Sachkonto kein festes Steuerkennzeichen hinterlegt, stehen hier alle verwendbaren Umsatzsteuerkennzeichen zur Verfügung. |
| Skonto | Eingabe eines Skontobetrages |
| Skontotext | Anzeige des Skontobetrages |
| Freitext | Eingabe eines Freitextes. |
Positionsübersicht#
In diesem Teil der Erfassungsmaske werden alle in der Rechnung erfassten Positionen angezeigt. Die Position, die in der Positionsübericht markiert ist, kann im Bereich der Rechnungsposition bearbeitet werden.
Individualtexte#
Das Grundgerüst und die Basistextbausteine werden in der 1y1 „Textbausteine“ erstellt und gepflegt. Wenn sich grundlegende Änderungen ergeben (z.Bsp. Bankverbindung in der Fußzeile ändert sich), dann wird dies dort durchgeführt. Die Individualtexte bieten dem Anwender die Möglichkeit selbst Textpassagen hinzuzufügen, welche nur für die Rechnung gelten sollen. Diese unterteilen sich in 3 Bereiche:
- Titel / Betreff Individualtext
- Oberer Individualtext
- Unterer Individualtext
Neu aus Musterauswahl#
Wie kann eine schon vorhandene Ausgangsrechnung kopiert werden ?
| Wo ist die Funktion zu finden ? | ||
|---|---|---|
| Schnellaufruf in der Suche | zentrales Suchfeld + 54 | |
| Navigator | Aufträge / Faktura - Ausgangsrechnungsjournal | |
| Button: | Neu + Musterauswahl |
Über diesen Menüpunkt können Muster-Ausgangsrechnungen kopiert werden. Die Erfassungsmaske ist dann schon vorgefüllt und kann somit überarbeitet werden.
Was ist zu tun ?
In der Übersicht im Ausgangsrechnungsjournal muss eine Muster-Ausgangsrechnung ausgewählt werden die als Vorlage für eine neue Rechnung dienen soll. Ansonsten ist die Handhabung identisch der Neuerfassung.
Auswahl- und Eingabefelder#
Auswahl- und Eingabefelder Beschreibung
Rechnung duplizieren#
Wie kann eine schon vorhandene Ausgangsrechnung kopiert werden ?
| Wo ist die Funktion zu finden ? | ||
|---|---|---|
| Schnellaufruf in der Suche | zentrales Suchfeld + 54 | |
| Navigator | Aufträge / Faktura - Ausgangsrechnungsjournal | |
| Button: | Neu + Rechnung(en) duplizieren |
Über diesen Menüpunkt können schon vorhandene gebuchte Ausgangsrechnungen kopiert werden. Die Erfassungsmaske ist dann schon vorgefüllt und kann somit überarbeitet werden.
Was ist zu tun ?
In der Übersicht im Ausgangsrechnungsjournal muss eine vorhandene Ausgangsrechnung markiert werden, die als Vorlage für die neue Rechnung dienen soll. Im weiteren Verlauf ist die Handhabung identisch der Neuerfassung.