Eingangsrechnungsjournal

Eingangsrechnungsjournal

Wie werden die Eingangsrechnungen im Programm verwaltet ?

	Wo ist die Funktion zu finden ?
Schnellaufruf in der Suche	zentrales Suchfeld + 52
Navigator	Aufträge / Faktura - Eingangsrechnungsjournal

Über diesen Menüpunkt findet die Erfassung und Verwaltung von Eingangsrechnungen statt. Das Dialogfenster „Eingangsrechnungsjournal“ zeigt dazu in der Übersicht entsprechend der Filtereinstellungen eine Auflistung aller bereits erfassten Eingangsrechnungen.

Was ist zu tun ?

Aus dieser Übersichtsmaske heraus können die Eingangsrechnungen durch Klick auf die jeweiligen Button bestätigt, storniert, gelöscht, gedruckt oder bearbeitet werden. Die Erstellung einer neuen Eingangsrechnung wird über den Button „Neu“ in einem separaten Erfassungsdialog durchgeführt.

Bereits durchgeführte Vorgänge können jeweils mit folgenden Statusbuchstaben gekennzeichnet werden:

Status	Bedeutung	mögliche nächste Bearbeitungsschritte
D	ER-Druck	Löschen, Bearbeiten oder AO-Druck
A	AO-Druck	Bestätigen oder Abweisen der AO im Menüpunkt Anordnung-36, Verbuchen
B	Verbucht	Stornieren
AS	AO-Stornierung	Stornierung verbuchen
SB	Stornierung verbucht	keine weitere Bearbeitung möglich
L	Löschen	keine weitere Bearbeitung möglich

Zur Bearbeitung werden einzelne oder mehrere Eingangsrechnungen durch Doppelklick auf den Zeilenkopf mit einem markiert. Über den "Drucken"-Button kann anschließend eine sogenannte ER-Vorkontierung ausgedruckt werden. Auf diesem Beleg sind alle bereits zu einer Rechnung erfassten Angaben, wie z.B. Kontierung, Rechnungsbetrag, usw. ersichtlich und könnten so durch den Auftraggeber noch kontrolliert bzw. korrigiert werden. Zu inhaltlich richtigen Eingangsrechnungen wird im Anschluss über den Button "AO-Druck" die Auszahlungsanordnung erstellt. Dabei findet für die ausgewählten Rechnungen gleichzeitig die Verfügbarkeitsprüfung statt und es ist insbesondere bei Rechnungen ohne Auftragsbezug der automatische Budgetausgleich möglich. Bei auftragsbezogenen Eingangsrechnungen wird zusätzlich auf die Ausschöpfung der verwendeten Auftragsmittel geprüft und gegebenenfalls nach Bestätigung der Kontrollabfrage gleichzeitig der Status "Schlussabruf" für den betreffenden Auftrag gesetzt.

Über den DMS-Button können zur Eingangsrechnung vorhandene Dokumente, welche bereits im DMS abgelegt sind, angezeigt werden. Alle Buchungsbelege wie z.B. Anordnungen werden im Nachgang auch zu diesem Vorgang noch mit eingestellt und kann im Nachgang angeschaut werden.

Sonstiger Hinweis

Nach Klick auf den Button "Buchen" kommt entweder sofort die entsprechende Vorschau der Anordnung oder es müss der Buttons "AO-Druck" betätigt werden, um die Anordnung in der Anordnungsverwaltung zu drucken. Fällt nach dem Druck der Anordnung auf, dass diese nicht korrekt ist, kann die Anordnung entsprechend abgewiesen werden. Dabei kommt folgende Frage:

Das Programm fragt dann ob die Eingangsrechnung wirklich abweisen wollen und ob die Rechnung noch mal bearbeitet werden soll. Wenn bei dieser Frage "Ja" geklickt wird muss ein Grund dafür angegeben werden. Der erfasste Grund wird somit auf der Lösch-Anordnung ausgewiesen.

Ist die Anordnung erfolgreich abgewiesen kann die Eingangsrechnung wieder bearbeitet werden.

Auswahl- und Eingabefelder

Auswahl- und Eingabefelder	Beschreibung
Haushaltsjahr	Anzeige oder Eingabe des ausgewählten Haushaltsjahres.
Adresse	Eingabe einer Adressnummer oder Auswahl des PK nach dem Abtauchen und „Daten zurückgeben“
ER-Nr.	Eingabe einer Eingangsrechnungsnummer
Produkt	Eingabe oder Auswahl des Produktes nach Abtauchen und „Daten zurückgeben“.
Sachkonto	Eingabe oder Auswahl eines Sachkontos nach dem Abtauchen und „Daten zurückgeben“.
Maßnahme	Eingabe oder Auswahl einer Maßnahme nach dem Abtauchen und „Daten zurückgeben“ Es sind nur Maßnahmen auswählbar, die dem ausgewählten Produkt zugeordnet sind.
Status	Aktives Statuskennzeichen zur Einschränkung der AnzeigeHinweis: Im Zuge der Statusänderungen kann es passieren, dass trotz einer vorgenommenen Aktualisierung die gewünschte Rechnung nicht angezeigt wird. Der Grund dafür könnte der fehlende Haken im Status sein!
Einnahmeart	Eingabe oder Auswahl der Einnahmeart.
Budget	Anzeige oder Eingabe des Budgets
Auftrags-Nr. (von/bis)	Eingabe einer Beginn- und End-Auftragsnummer
Rechnungsbetrag (von/bis)	Eingabe eines minimalen und maximalen Rechnungsbetrages
Fälligkeit (von/bis)	Eingabe eines Bereiches in den die Fälligkeit passt
Erfasser	Vorblendung des angemeldeten Nutzers als Suchkriterium
Weitergeleitet	Vorblendung des angemeldeten Nutzers als Suchkriterium
Inventarnummer	Eingabe einer Inventarnummer oder Auswahl der Nummer nach dem Abtauchen und „Daten zurückgeben“ (Dieses Feld lässt nur Eingaben zu, wenn in der Buchungsstelle ein Sachkonto mit der Kontoart "A0" verwendet wird.)
Buchungsdatum	Datumseingabe der Verbuchung, i.d.R. aktuelles Tagesdatum.
AO-Formular	Mit aktiver Option wird nach dem Abschluss der Buchung durch das Betätigen des Buttons „Übernehmen“ sofort das Anordnungsformular erzeugt.

Schaltflächen

Schaltfläche	Beschreibung
Abbrechen	Rückkehr in das letzte aktive Dialogfenster, nicht gespeicherte Eingaben werden verworfen.
AO-Druck	Mit Hilfe dieses Buttons gelangt der Anwender in das Menü 36 . In diesem Menüpunkt werden alle Eingangsrechnungen angezeigt, die zum AO drucken bereit stehen. Zu Eingangsrechnungen, die auf Basis einer Einnahmeart für interne Leistungsverrechnung angelegt wurden, werden Umbuchungsanordnungen ausgegeben.

HINWEIS:

Button "Buchen" muss im Eingangsrechnungsjounal für die entsprechende Eingangsrechnung betätigt worden sein, um diese im Menü 36 drucken zu können.

Buchen

Mit Hilfe des Buttons "Buchen" wird die ausgewählte Eingangsrechnung festgesetzt, das heißt die entsprechende Eingangsrechnung kann nicht mehr bearbeitet werden, muss allerdings trotzdem noch AO gedruckt und bestätigt werden. Die Anordnung wird automatisch nach klick auf den Button "Buchen" erzeugt wenn der Haken bei wie folgt gesetzt ist:

HINWEIS:

Die Eingangsrechnungen sind somit nur mit Hilfe des Status "AO-Bestätigung" in der Übersicht zu finden. Folgender Filter muss gesetzt werden:

Schaltfläche	Beschreibung
Stornierung	Für die ausgewählte(n) Eingangsrechnung(en) erfolgt jeweils die Ausgabe einer Storno-Anordnung (Rotbuchung) Die Stornierung ist nur für Rechnungen im Status "A" (AO-Druck) möglich
Löschen	Löschen der markierten Datenzeilen nach Bestätigung. Die Löschung ist nur für Rechnungen im Status "E" (erfasst) oder "D" (Druck ER-Vorkontierung) möglich
Drucken	Die ausgewählte Liste/Objekt wird gedruckt.
Neu	Es wird ein neuer, Dialog geöffnet, in dem die erforderlichen Daten eingegeben werden können und ein neues Objekt angelegt wird.
Bearbeiten	Für die markierten Datensätze wird der Bearbeitungsdialog geöffnet.

Anlegen einer Eingangsrechnung

Wie wird eine neue Eingangsrechnung erstellt ?

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Registerkarte	Erfassen

Im Eingangsrechnungsjournal öffnet sich nach Betätigen des Buttons „Neu“ der Erfassungsdialog und es kann eine neue Eingangsrechnung erstellt werden.

Was ist zu tun ?

Die Benutzeroberfläche der Erfassungsmaske ist in folgende Panel gegliedert:

Kopfdaten

In diesem Teil der Erfassungsmaske werden die allgemeinen Daten der vorliegenden Eingangsrechnung eingegeben bzw. aus den Metadaten des gewählten Dokuments gefüllt.

Auswahl- und Eingabefelder

Auswahl- und Eingabefelder	Beschreibung
ER-Nr.	Automatische Vergabe einer eindeutigen Eingangsrechnungs-Nummer, z.B. ER250000001 (ER = Eingangsrechnung ; 25 = HHJ 2025 ; restliche 7 Stellen = fortlaufende Nummer)

Achtung!

Die Nummer wird erst nach dem ersten "Übernehmen" sichtbar

Auswahl- und Eingabefelder	Beschreibung
Kreditor	Eingabe eines Kreditors oder Auswahl nach dem Abtauchen und „Daten zurückgeben“

Hinweis:

Wenn ein Kreditor mehrere Bankverbindungen hinterlegt hat und für die Eingangsrechnung nicht die Standard-Bankverbindung genutzt werden soll, muss mit Hilfe des Buttons die PK-Auswahl geöffnet werden und die entsprechende Zeile mit der gewünschten Bankverbindung angeklickt werden. Diese wird dann entsprechend im Feld "Iban" angezeigt und kann somit kontrolliert werden.

Auswahl- und Eingabefelder	Beschreibung
OP-Nr.	Eingabe einer OP-Nummer.
Ges.-Auftr.	Mit Hilfe des Buttons werden Gesamtaufträge angezeigt, die für den gewählten Kreditor im Menü 53-Gesamt-Aufträge angelegt wurden und aktiv sind.

Nach Eingabe der Datumsangaben wird folgender Dialog geöffnet:

Mit Auswahl und Übernahme, wird eine Position geöffnet und entsprechend gefüllt. Die Auswahl zeigt dabei nur Aufträge an, die im Menü 51-Auftragsverwaltung bestätigt oder Teilabgerufen sind.

Auswahl- und Eingabefelder	Beschreibung
Einnahmeart	Eingabe oder Auswahl der Einnahmeart.
Kunden-Nr.	Eingabe der Kundennummer lt. Orginalbeleg
Buch.-Text 1	Eingabe eines Beschreibungstextes zur erhaltenen Rechnung (max. 20 Zeichen) In der Regel ist auch diese Angabe Bestandteil des Verwendungszweckes bei der späteren Überweisung der Rechnung.
Rechnungsdatum	Eingabe des Rechnungsdatums lt. Originalbeleg
Eingangsdatum	Eingabe des Datums, an welchem die Rechnung angekommen ist (Dieses Datum ist maßgebend für die Periodenzuordnung in der Umsatzsteuermeldung)
Fälligkeit	Eingabe oder Auswahl einer Beginn- und / oder einer Endfälligkeit
Buchungskreis	Eingabe oder Auswahl des Buchungskreises.
Gesamt Brutto	Eingabe des Bruttobetrages der gesamten Eingangsrechnung
Positionsnummern (Nettobetrag, Steuer, Bruttobetrag, Differenz)	Nettobetrag = Summe der Nettobeträge aus den einzelnen Positionen Steuer = Bruttobetrag - Nettobetrag Bruttobetrag = Summe der Bruttobeträge aus den einzelnen Positionen Differenz = Gesamt Brutto - Brutto
Vermerk Weiterleitung	Eingabe eines individuellen Informationstextes um wichtige/besondere Hinweise dem Weiterleitungsnutzer zu übermitteln.
Freitext	Eingabe von weiterem Beschreibungstext zur Rechnung.

Ob auch diese Angabe Bestandteil des Verwendungszweckes ist, kann in der Mandantenverwaltung zentral im Schalter F39 eingestellt werden

Aktuelle Position

In diesem Teil werden die einzelnen Positionen einer Eingangsrechnung erfasst oder entfernt mittels der Button und .

Auswahl- und Eingabefelder

Auswahl- und Eingabefelder	Beschreibung
Buchschl.	Eingabe oder Auswahl des Buchungsschlüssels
Leistungsperiode	Das Ausfüllen des Feldes der Leistungsperiode ist nicht zwingend notwendig. Es beschreibt den Zeitraum der wirtschaftlichen Verursachung des Ertrages bzw. Aufwandes. Bleibt dieses leer, wird automatisch der Zeitraum des Rechnungsdatums als Leistungszeit verwendet. Von Bedeutung ist das Feld allerdings, wenn die Leistungsperiode nicht im Monat des Rechnungsdatums liegt, bzw. nicht einmal im Jahr des Rechnungsdatums. Bsp.: Eingangsrechnung mit Belegnummer vom 05.01.2016, die Leistung stammt allerdings aus dem Dezember 2015. → somit ist es notwendig „12.2015“ in die Leistungsperiode einzutragen, um eine Auszahlungsanordnung aus dem Haushaltsjahr 2015 zu erhalten. Die Verfügbarkeitsabfrage entspricht hierbei ebenfalls dem Haushaltsjahr 2015.
Auftrag	Eingabe eines Auftrages oder Auswahl nach dem Abtauchen und „Daten zurückgeben“. Voraussetzung dafür ist, dass in der Auftragsverwaltung Aufträge erfasst sind.
Mittel aus Vorjahr	Das Feld „Mittel aus dem Vorjahr“ zeigt an, wie viel Mittel aus den letzten beiden Vorjahren noch zur Verfügung stehen, welche nun für die zu erfassende Eingangsrechnung genutzt werden könnten. Es kann somit ausgewählt werden, ob hierbei die Mittel aus dem vergangenen Jahr oder dem davor genutzt werden sollen. Sonderfall: Im Falle einer Eingangsrechnung im aktuellen Jahr, welche aber eine wirtschaftliche Verursachung im Vorjahr hat und die Mittel aus dem Vorjahr bereits in das aktuelle Haushaltsjahr übertragen wurden, wird nun im Hintergrund eine Planbuchung geschalten, welche Mittel in Höhe des Rechnungsbetrages wieder in das Vorjahr zurück bringt, um die Rechnung im Vorjahr zu begleichen. Ein Eintragung in das Feld “Mittel aus dem Vorjahr“ ist nicht nötig.
Produkt	Eingabe oder Auswahl des Produktes nach Abtauchen und „Daten zurückgeben“.
Sachkonto	Eingabe oder Auswahl eines Sachkontos nach dem Abtauchen und „Daten zurückgeben“.
Maßnahme	Eingabe oder Auswahl einer Maßnahme nach dem Abtauchen und „Daten zurückgeben“ Es sind nur Maßnahmen auswählbar, die dem ausgewählten Produkt zugeordnet sind.
FR-Konto	Automatische Befüllung des FR-Kontos, welches an dem ausgewählten Sachkonto hängt.
Inventar-Nr.	Eingabe einer Inventarnummer oder Auswahl der Nummer nach dem Abtauchen und „Daten zurückgeben“
SR	Das Feld „SR“ stellt einen Vermerk dar, dass es sich bei der eingegebenen Rechnung um eine Schlussrechnung handelt. Wird dieser gesetzt, so wird der Restwert des Gesamtbetrages in der Auftragsverwaltung auf 0 gesetzt, selbst wenn die eingegebene Rechnung eine Unterzahlung darstellen würde. Ist dies der Fall, werden die übrigen Mittel freigegeben oder aus anderen Buchungsstellen eingeholt (siehe hierzu Auftragsverwaltung) . Wurde kein Auftrag zuvor angelegt bzw. dies nicht vorgesehen, müssen nun die übrigen Felder händisch gefüllt werden.
Bruttobetrag	Eingabe des Bruttobetrages der einzugebenden Positionszeile. Beim Ausfüllen dieses Feldes wird automatisch der eingegebene Betrag vom Gesamtbrutto im ersten Teil der Maske Kopfdaten abgezogen, sodass nunmehr mit fortlaufender Bildung von Positionszeilen erkennbar wird, welcher Betrag noch aus der Rechnung übrig ist (Differenz)
Nettobetrag	Der Nettobetrag errechnet sich automatisch nach der Eingabe des Bruttobetrages der einzelnen Position. Der Nettobetrag kann nur vom Bruttobetrag abweichen, wenn an der Buchungsstelle ein Steuerkennzeichen hinterlegt ist, d.h. beim ausgewählten Sachkonto muss in der Sachkontenverwaltung eine Steuerart hinterlegt sein und das Produkt muss in der Produktverwaltung im Feld Steuerart den Wert 1 haben.
Steuerkennzeichen	Dieses Feld wird automatisch gefüllt, wenn in der Buchungsstelle das entsprechende Steuerkennzeichen hinterlegt ist, d.h. beim ausgewählten Sachkonto muss in der Sachkontenverwaltung eine Steuerart hinterlegt sein und das Produkt muss in der Produktverwaltung im Feld Steuerart den Wert 1 haben.
Steuerbetrag	Der Steuerbetrag ist die Differenz aus dem Bruttobetrag und dem Nettobetrag und wird bei der Meldung der Umsatzsteuer berücksichtigt.
Istverst.	Wenn die Option nicht angehakt ist, gilt Sollversteuerung.
Steuerperiode	Anzeige der Steuerperiode in die laut der Datumsangaben gebucht werden würde. Dieses Feld besitzt einen Tooltip, der nochmal erklärt wie die Steuerperiode gebildet wurde.
Ratenanzahl	Dieses Feld dient der Erfassung einer Rechnung auf Raten. Standardmäßig ist hier 1 Rate hinterlegt. Wenn eine Ratenanzahl > 1 angegeben wird, muss zwingend auch der Ratenabstand festgelegt werden. Achtung! Die Ratenanzahl ist mit dem Bruttobetrag der Position verknüpft, d.h. wird eine Ratenanzahl eingetragen, wird der Bruttobetrag der Position mit dieser Anzahl multipliziert.
Ratenabstand	Eingabe, in welchem zeitlichen Abstand die eingegebenen Raten entstehen.
abw. Fälligkeit	Eingabe, wenn die Fälligkeit der einzelnen Position von der Rechnungsfälligkeit der Kopfdaten abweicht. Fälligkeit der Kopfdaten wird somit ausgesetzt und für die Position die abweichende Fälligkeit genutzt.
Periode lt. Fäll.	Mit aktiver Funktion wird der Beleg in der Buchungsperiode der Fälligkeit verbucht. Dies kann nur umgesetzt werden, wenn in der Sachkontenverwaltung bei dem ausgewählten Konto das "allgemeine Kennzeichen"  Periodenbildung anhand Fälligkeit zulassen aktiv ist.
Sperre	Mit aktiver Funktion wird für die Rechnungsposition eine Auszahlsperre (AZ-Sperre) festgelegt.
% Skonto	Eingabe des auf der Rechnung ausgewiesenen Skontobetrages. Der angegebene Wert ist hier lediglich als Vormerkung zu sehen, da die Inanspruchnahme des Skontos durch das tatsächliche Überweisungsdatum gesteuert wird. Liegt das Datum im Bereich der Skontofälligkeit wird der vorgemerkte Prozentwert automatisch abgezogen, erfolgt eine spätere Überweisung findet der Wert keine Berücksichtigung. Abweichende Einstellungen von diesem Vorgehen können mit dem Schalter F07 in der Mandantenverwaltung vorgenommen werden. Es ist auch möglich, einen Skontobetrag manuell einzugeben, somit wird der Prozentsatz bei „% Skonto“ errechnet.
Skontobetrag	Der Skontobetrag wird automatisch bei Eingabe des „% Skonto“ ausgefüllt. Es ist auch möglich einen Skontobetrag manuell einzugeben, somit wird der Prozentsatz bei „% Skonto“ errechnet.
Buch.-Text 2	Der „Buchungstext 2“ kann genutzt werden, um die einzelnen Positionen näher zu beschreiben. Grundsätzlich gibt es zu einer Eingangsrechnung einen einheitlichen „Buchungstext 1“, welcher in den Kopfdaten eingetragen wird. Wählt manzu einer Position allerdings einen Auftrag aus, wird der Buchungstext 2 automatisch mit der Auftragsnummer befüllt. Hier gibt es 3 Auswahlmöglichkeiten;
Weiterleitung	Eingabe oder Auswahl einer Nutzerkennung, zu dem die Eingangsrechnung zum Zwecke der Genehmigung weitergeleitet werden soll. Voraussetzung: Schaltereinstellung bei Schalter F34 muss auf „Ja“ stehen. (siehe Mandantenverwaltung)
E-Mail Benachrichtigung	Mit Hilfe der Schaltfläche kann eine E-Mail an der Weiterleitungsnutzer geschickt werden. Ist diese Schaltfläche nicht aktiv, fehlen die entsprechenden Nutzerrechte.
Verb.-Konto	Ausweis des jeweiligen Verbindlichkeitskonto, welches sich über den Gruppenschlüssel ergibt.

	Wann wird welcher Buchungsschlüssel in das Feld "Buchungsschlüssel" eingetragen?
Buchungsschlüssel	Beschreibung	Beispiel
---	---	---
511 - kred. Sollstellung	* Sollstellung auf Ansatzmittel des laufenden Haushaltsjahres	Buchungsstelle: 11.13.05/424100 (Aufwend. zur Bewirtschaftung des Grundstücks Musterstraße 1)Buchungssatz:  Aufwendungen AN Verbindlichkeiten
513 - kred. Sollstellung auf Mittel aus Vorjahr	* Kred.Sollstellung mit Mitteln aus dem Vorjahr Das Feld „Mittel aus Vorjahr“ bei diesem Buchungsschlüssel ist ein Pflichtfeld Beim Abtauchen werden für die beiden zurückliegenden Jahre die noch verfügbar übertragenen Mittel angezeigt gewünschtes Übertragungsjahr ist auszuwählen und kann bis zur Höhe des Verfügbaren gebucht werden Handelt es sich um einen höheren Betrag, so ist ggf. die Rechnung  auf übertragenen Mittel aus Vorjahr und z. B. Mittel aus aktuellem Haushaltsjahr zu splitten* Durch dieses Verfahren wird sichergestellt, dass die übertragenen Mittel auch nur max. 2 Jahre mitgeführt werden können	Buchungsstelle: 25.30.02/443100 (Geschäftsaufwenungen)Mittel aus Vorjahr: 2015 - Verfügbarkeit wird bei der Buchung aus 2015 übernommen!
514 - kred. Sollstellung auf Rückstellungen	* Entspricht einer Auflösungsbuchung einer Rückstellung * Werden Rechnungen aufgenommen, welche eine Rückstellung hervorrufen, muss im Bereich des SK ein Rückstellungskonto eingegeben werden. Dadurch öffnet sich das FR-Konto; dies ist nun analog dem Rückstellungskonto auszuwählen	Beispiel:Buchung im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss 2015. Es stehen noch Wartungsarbeiten in der Lessingstraße 12 aus, welche aufgrund von Erfahrungswerten der Vorjahre einen Wert von ca. 100 € betragen:1. Buchung JA 2015 (Menü 311 / BS 213)11.13.04 (Aufwendungen Grundstück Lessingstraße 12) 100 €  AN  11.13.04/283100 (Rückstellungen) 100 €2. Rechnungsaufnahme im Menü 52: Eingabe der BSt, auf welche die Rückstellung im Vorjahr eingebucht wurde (am Beispiel: 11.13.04/283100) Eingabe des FR-Kontos, welche dem Aufwand (am Beispiel: 424100) hinterlegt ist

Mitteilungsverordnung

Ist die erfasste Rechnung mitteilungspflichtig, können in diesem Teil der Erfassungsmaske erste Informationen gepflegt werden. Dabei müssen nicht alle Informationen gefüllt werden. Mit verbuchen der Rechnung, enthät der entstandene OP Mitteilungsverordnungsinformationen, diese können im Menü 4b - Mitteilunngsverordnung eingesehen werden.

Auswahl- und Eingabefelder

Auswahl- und Eingabefelder	Beschreibung
Meldungsgrund (intern)	Erfassung einer internen Information. Diese wird nicht mit gemeldet.
Vorgangsnummer	Vergabe einer freien Vorgangsnummer: Sobald eine Vorgangsnummer einem Personenkonto zugeordnet ist, kann sie für weitere Rechnungen genutzt werden. Dies ermöglicht eine Gruppierung bei späteren Meldungen.
Rechtsgrundlage	Auswahl der zugrundeliegenden Rechtsgrundlage.
Zahlart	Auswahl der entsprechenden Zahlart.
Steuerliches Identifikationsmerkmal	Anzeige ob ein steuerliches Identifikationsmerkmal im Menü 12a3 - Personenverwaltung bereits gepflegt ist.
Zahlungsgrund	Auswahl eines Zahlungsgrundes ist erst möglich wenn die Rechtsgrundlage gewählt wurde.
begünstigte Tätigkeit	Angabe, ob es sich um eine begünstigte Tätigkeit im Sinne des §3 Nr. 26 EStG handelt.

Positionsübersicht

In der Positionsübersicht werden alle erfassten Einzelpositionen angezeigt. Im Panel „Aktuelle Position“ kann stets diejenige Position bearbeitet werden, die aktuell markiert ist.

Schaltflächen

Schaltfläche	Beschreibung
Abbrechen	Rückkehr in das letzte aktive Dialogfenster, nicht gespeicherte Eingaben werden verworfen.
Anzeigen	Mit Hilfe des Button , wird der Inhalt des Menüpunktes neu geladen.
DMS	Ist eine Zeile der Übersicht markiert, wird über diese Schaltfläche alles zu der Buchung im Dokumentenmanagementsystem hinterlegten Dokumente angezeigt.

Mit Betätigung des Buttons "DMS Abfrage" werden die eingescannten Rechnungen aus dem angebundenen DMS geladen. Hier kann nun die gewünschte Rechnung markiert werden und mit Klick auf den Button "Daten zurückgeben" an die Erfassungsmaske zurück gegeben werden.

Schaltfläche	Beschreibung
Verfügbarkeit	Nach Eingabe des Bruttobetrages für eine Position bleibt der Button grün. Dies bedeutet, dass hierfür noch ausreichend Budget zur Verfügung steht. Eine andere Möglichkeit ist, dass der Button rot eingefärbt wird. In diesem Fall sind nicht mehr genügend Mittel für die eingegebene Buchungsstelle vorhanden. Die Rechnung kann so übernommen werden, beim Buchen so einer Rechnung folgt ein ausgleich über den hinterlegten Deckungskreis oder es folgt eine Budgetumbuchung. Außerdem kann für die entsprechende Buchungsstelle mit Klick auf den Button die Budgetübersicht, Verfügbarkeit und Verfügbarkeitsdetails angezeigt werden. Eine genaue Erläuterung zur Ermittlung der Verfügbarkeit finden Sie unter folgendem FAQ: Verfügbarkeitsermittlung
Verteilung	Möglichkeit der Aufteilung einer Eingangsrechnung. (siehe Verteilungsringe)
Buchungsauskunft	Mit Hilfe des Buttons können sich zum ausgewählten Personenkonto Buchungen, Offene Posten und Verkehrszahlen angezeigt werden.
RAP	Nach dem Speichern der Rechnung können Rechnungsabgrenzungsposten pro Position angelegt werden. Es erfolgt eine Zusammenfassung der Beträge zu einer RAP-Position wenn die gleichen Buchungsstellen verwendet werden.
Neu	Diese Funktion aktiviert die Bearbeitungsfelder im aktuellen Bereich oder öffnet ein leeres Dialogfenster zur Anlage eines neuen Eintrags.
Übernehmen	Die Eingaben werden gespeichert und angelegt.