Gesamtaufträge

Gesamtaufträge

Wie funktioniert die GesamtAuftragsverwaltung im Programm ?

	Wo ist die Funktion zu finden ?
Schnellaufruf in der Suche	zentrales Suchfeld + 53
Navigator	Aufträge / Faktura - Gesamtaufträge

Mit dieser neuen lizenzpflichtigen Funktion ist es möglich, einen oder mehrere Einzelaufträge eines Kreditors unter einer gemeinsamen (außenwirksamen) Gesamtauftragsnummer zu führen.

Die Gesamtauftragsnummer kann sowohl eine externe eindeutige Nummer des Kreditors (z.B. Kundennummer, Anschlussnummer usw. sein) oder auch eine verwaltungsintern gebildete Nummer im Vergabeprozess sein. Eine eindeutige externe Kennung eines Kreditoren kann mit beliebigen Aufträgen dieses Kreditors verknüpft werden. Auch bei Verwendung einer internen Gesamtauftragsnummer können mehrere Einzelaufträge in zusammengefasst und auch ausgewertet werden.

Die intern gebildete Gesamtauftragsnummer sollte den Kreditoren bekannt gegegben werden mit der Maßgabe, diese Nummer bei Rechnungslegung anzugeben.

Durch eine Gruppierung mehrerer Einzelaufträge zu einer Gesamtauftragsnummer werden auch mögliche kontierungsbedingte Einschränkungen der H2R-eigenen Aufträge (1:1 Beziehung zwischen Auftrag und Buchungsstelle) gelöst und erlauben so korrekte Rechnungskontierungen.

Es besteht auch die Möglichkeit diese flexible Gesamtauftragsnummer im Kontext „elektronischer Rechnungsworkflow“ zu nutzen. Dabei können sowohl im Scanprozess ausgelesene oder in E-Rechnungen enthaltene Auftragsnummern als H2R-Gesamtauftragsnummer interpretiert werden.

Anlegen eines Gesamtauftrags

Was ist zu tun ?

Mit Klick auf den Button "Neu" in der Übersicht der Gesamtaufträge, öffnet sich der Erfassungsdialog für einen Gesamtauftrag.

Um den Gesamtauftrag vollständig anlegen zu können, ist es im ersten Schritt erforderlich, eine Gesamtauftragsnummer zu vergeben. Erst nach dem Klicken auf 'Übernehmen' wird der restliche Erfassungsdialog aktiv.

In folgende Panels ist der Dialog unterteilt:

Gesamtauftrag

In diesem Bereich werden die allgemeinen Angaben zum Gesamtauftrag erfasst. Der Gesamtauftrag bekommt dabei eine fest hinterlegte alphanummerischen Nummer, diese kann zB. die Vergabenummer oder die Vertragsnummer des Vertragspartners (Kreditor) sein, einen Kreditor, ein Gültigkeitsdatum und eine sprechende Bezeichnung.

Zugeordnete Buchungsstellen

In diesem Teil der Maske können mögliche Buchungsstellen festgelegt werden. Es können im weiterem Verlauf auch nur Einzelaufträge zugeordnet werden, die auf die entsprechend mit den gleichen Buchungsstellen angelegt wurden. Mit Klick auch den Button kann eine neue Zeile eingefügt werden, in dieser kann dann die entsprechende Buchungsstelle eingetragen werden. Mit dem Button können bereits zugeordnete Buchungsstellen wieder gelöscht werden.

Zugeordnete Einzelaufträge

Im Panel "Zugeordnete Einzelaufträge" können bereits angelegte Einzelaufträge zugeordnet werden. Diese können mit dem Button eingefügt werden. Außderdem werden hier Einzelaufträge automatisch zugeordnet, wenn bei der Erfassung des Einzelauftrages die Gesamtauftragsnummer ausgewählt wird.

Zugeordnete Eingangsrechnungen

In diesem Bereich werden Eingangsrechnungen angezeigt, welche mit dem entsprechenden Gesamtauftrag erfasst bzw. gebucht wurden.

Sonstiger Hinweis

Wurde eine Eingangsrechnung über einen Gesamtauftrag erfasst, erfolgt die Zuordnung auch über den Gesamtauftrag. Wenn daher ein Einzelauftrag aus der Zuordnung entfernt wird, bleiben die erfassten und gebuchten Eingangsrechnungen dem Gesamtauftrag zugeordnet, auch wenn der Einzelauftrag nicht mehr unter dem Gesamtauftrag existiert. Der Zusammenhang zum Einzelauftrag kann über „Bearbeiten“ – Zuorgeordnete Eingangsrechnungen nachvollzogen werden.

Hinweise zum Erfassen einer Eingangsrechnung direkt auf einen Gesamtauftrag finden Sie hier: Anlegen einer Eingangsrechnung

Schaltflächen

Abbrechen

Rückkehr in das Dialogfenster der Gesamtaufträge.

Neu

Es wird das Dialogfenster zur Erfassung eines Gesamtauftrags geleert und dabei nicht gespeichert, nun kann ein neuer Gesamtauftrag erfasst werden.

Bearbeiten

Es wird der Bearbeitungsdialog für einen bereits erfassten Gesamtauftrag geöffnet. Hier kann der entsprechende Gesamtauftrag angepasst bzw. geändert werden.

Übernehmen

Der erstellte Gesamtauftrag wird gespeichert.