Erstellen / Bearbeiten / Abschließen

Erstellen / Bearbeiten / Abschließen

Wie wird eine Dokumentenmappe erstellt und abgeschlossen?

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Das Erstellen einer Dokumentenmappe bewirkt, dass alle internen und externen Dokumente zu einem Gesamtdokument zusammengefasst werden. Das optionale Deckblatt wird der Mappe vorangestellt und ein Inhaltsverzeichnis gebildet. Wurde die Option „Mischen“ verwendet, erfolgt das Zusammenführen wie im vorhergehenden Topic beschrieben. Wird die Dokumentenmappe abgeschlossen, sind keine nachträglichen Änderungen mehr möglich.

Was ist zu tun ?

Erstellen einer Dokumentenmappe:

Die Erstellung erfolgt in der Übersichtsmaske der Dokumentenmappen. Dazu muss die gewünschte Dokumentenmappe markiert und der Button „Erstellen“ betätigt werden. Je nach Umfang der Mappe kann dieser Vorgang einige Minuten in Anspruch nehmen. Um die erstellte Mappe zur Ansicht zu bringen, ist die Maske zu aktualisieren (F5-Taste oder Button „Aktualisieren“), die gewünschte Mappe erneut zu markieren und der Button „Anzeige der Dokumentenmappe“ zu betätigen.

Bearbeiten einer Dokumentenmappe:

Um nachträgliche Anpassungen vornehmen zu können, kann die Erstellung beliebig oft wiederholt werden – solange die entsprechende Dokumentenmappe noch nicht abgeschlossen ist.

Abschließen einer Dokumentenmappe:

Um eine Dokumentenmappe abzuschließen, ist der Bearbeitungsmodus der Mappe zu öffnen. Im Folgenden wird der Button „Abschließen“ betätigt. Die erscheinende Meldung ist zu bestätigen. Nach dem Abschließen ist keine weitere Bearbeitung oder Erstellung dieser Dokumentenmappe mehr möglich. Die Dokumentenmappe kann nun auch nicht mehr gelöscht werden.

Wichtiger Hinweis

Vor der Erstellung einer Dokumentenmappe ist unbedingt sicherzustellen, dass sämtliche enthaltenen Dokumente in einem aktuellen Stand vorliegen. In der unteren Übersichtstabelle ist dazu jederzeit die Aktualität der einzelnen Dokumente in der Spalte "Status, erstellt am ..." am Datum und Zeitstempel erkennbar.

Auswahl- und Eingabefelder

Mandant

Auswahl des zu bearbeitenden Mandanten

Schaltflächen

Erstellen

Erzeugen der Dokumentenmappe und Zusammenfügen aller zugehörigen, hinterlegten Dokumente

Bearbeiten

Für die markierte Dokumentenmappe wird der Bearbeitungsdialog geöffnet. Dieser Button ist für alle markierten Dokumentenmappen im Status "O" aktiv.

Abschließen

Abschließen der Dokumentenmappe, danach keine Bearbeitung oder Erstellung mehr möglich