Erstellen / Bearbeiten / Abschließen

Erstellen / Bearbeiten / Abschließen

Wie wird eine Dokumentenmappe erstellt und abgeschlossen?

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Button:	"Erstellen" / "Abschließen"

Das Erstellen einer Dokumentenmappe bewirkt, dass alle internen und externen Dokumente zu einem Gesamtdokument zusammengefasst werden. Das optionale Deckblatt wird der Mappe vorangestellt und ein Inhaltsverzeichnis gebildet.

Wurde die Option „Mischen“ verwendet, erfolgt das Zusammenführen wie im vorhergehenden Topic beschrieben. Wird die Dokumentenmappe abgeschlossen, sind keine nachträglichen Änderungen mehr möglich.

Was ist zu tun ?

Erstellen einer Dokumentenmappe:

Die Erstellung erfolgt in der Übersichtsmaske der Dokumentenmappen. Dazu muss die gewünschte Dokumentenmappe markiert und der Button „Erstellen“ betätigt werden. Je nach Umfang der Mappe kann dieser Vorgang einige Minuten in Anspruch nehmen. Um die erstellte Mappe zur Ansicht zu bringen, ist die Maske zu aktualisieren (Button Anzeigen), die gewünschte Mappe erneut zu markieren und der Button „Anzeige der Dokumentenmappe“ zu betätigen.

Bearbeiten einer Dokumentenmappe:

Um nachträgliche Anpassungen vornehmen zu können, kann die Erstellung beliebig oft wiederholt werden – solange die entsprechende Dokumentenmappe noch nicht abgeschlossen ist.

Abschließen einer Dokumentenmappe:

Um eine Dokumentenmappe abzuschließen, ist der Bearbeitungsmodus der Mappe zu öffnen. Im Folgenden wird der Button „Abschließen“ betätigt. Die erscheinende Meldung ist zu bestätigen. Nach dem Abschließen ist keine weitere Bearbeitung oder Erstellung dieser Dokumentenmappe mehr möglich. Die Dokumentenmappe kann nun auch nicht mehr gelöscht werden.

Wichtiger Hinweis

Vor der Erstellung einer Dokumentenmappe ist unbedingt sicherzustellen, dass sämtliche enthaltenen Dokumente in einem aktuellen Stand vorliegen. In der unteren Übersichtstabelle ist dazu jederzeit die Aktualität der einzelnen Dokumente in der Spalte "Status, erstellt am ..." am Datum und Zeitstempel erkennbar.

Auswahl- und Eingabefelder

Auswahl- und Eingabefelder	Beschreibung
Name	Name der Dokumentenmappe.
O	Nicht abgeschlossenes Dokumentenmappe.
G	Abgeschlossenes Dokumentenmappe.
Ausgabepfad	Legt das Programm automatisch vom Ablageverzeichnis beim Anlegen fest.

Schaltflächen

Schaltfläche	Beschreibung
Abbrechen	Rückkehr in das letzte aktive Dialogfenster, nicht gespeicherte Eingaben werden verworfen.
Anzeige der Dokumentenmappe	Anzeige der zusammengefügten Dokumente.
Löschen	Löschung einer Dokumentenmappe.
Erstellen	Erzeugen der Dokumentenmappe und Zusammenfügen aller zugehörigen, hinterlegten Dokumente
Bearbeiten	Für die markierten Datensätze wird der Bearbeitungsdialog geöffnet.
Abschließen	Abschließen der Dokumentenmappe, danach keine Bearbeitung oder Erstellung mehr möglich.
Doppeln	Die Dokumentenmappe wird Dupliziert und wird im Bearbeitungsdialog geöffnet.
Übernehmen	Die Eingaben werden gespeichert und angelegt.