Neue Dokumentenmappe

Neue Dokumentenmappe

Wie wird eine neue Dokumentenmappe angelegt ?

	Wo ist die Funktion zu finden ?
Schnellaufruf in der Suche	zentrales Suchfeld + 6s
Navigator	Auswertungen - Dokumentenmappen
Button:	"Neu"

Was ist zu tun ?

Im Anlagedialog muss der Name der neuen Dokumentenmappe angegeben werden und es kann optional ein Titelblatt hinterlegt werden. Das Ablageverzeichnis wird automatisch vom Programm vergeben, sobald die Mappe gespeichert wurde. Es wird außerdem die Option für den Duplexdruck angeboten. Die hier getroffenen Eingaben können bis zum endgültigen Abschließen der Mappe jederzeit über den Button „Bearbeiten“ geändert werden.

Hinzufügen/Pflegen von Gliederungsebenen:

In der unteren Tabelle können die Gliederungspunkte der Dokumentenmappe angelegt/gepflegt werden, die gewünschten Dokumente hinzugefügt werden und spezielle Einstellungen für das Einbinden der Dokumente vorgenommen werden. Eine neue Gliederungsebene kann angelegt werden, indem man in die untere Tabelle klickt und auf der Tastatur die Einfg-Taste betätigt. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die links auf der Maske angebotenen Buttons zu nutzen.

Umsortierung der Gliederungsebenen:

Sind die Gliederungsebenen angelegt, können diese über den Button Gliederung bearbeiten/Neunummerieren nachträglich umsortiert werden. Die Buttons ermöglichen die folgenden Ergebnisse:

Buttons	Beschreibung
	Verschieben der markierten Gliederungsebene nach unten
	Verschieben der markierten Gliederungsebene nach oben
	Erstellt eine untergeordnete Gliederung (die höhere Gliederungsebene muss vorher selektiert werden)
	Speichert die Änderungen

Hinzufügen von Dokumenten:

Ist die Gliederungshierarchie erstellt, können die gewünschten Dokumente hinzugefügt werden. Soll als Dokument eine Auswertung (internes Dokument) hinterlegt werden, welche vom Programm selbst bereitgestellt wird (gesetzliche Drucklisten), erfolgt dies per Klick in die Spalte „Ausgabekürzel“. Nach einem Klick auf den erscheinenden Button kann die gewünschte Auswertung ausgewählt werden. Als Auswertung nutzbar sind dabei alle gesetzlichen Listen mit dem Schlüssel F*. Ist der Menüpunkt „Gesetzliche Drucklisten“ nicht lizensiert, kann eine freie Auswertung erstellt werden und aus der Druckvorschau heraus als pdf-Datei gespeichert werden. Diese Auswertung und auch jedes andere externe pdf-Dokument können per Klick in die Spalte „Datei“ hinterlegt werden. Nach Klick auf den erscheinenden Auswahlbutton öffnet sich das lokale Dateisystem zur Auswahl des gewünschten Dokumentes.

Wichtiger Hinweis

Damit die gewählten gesetzlichen Drucklisten in die Dokumentenmappe eingefügt werden, müssen diese zunächst im Menü „Gesetzliche Drucklisten“ gedruckt und die Druckvorschau wieder geschlossen werden. Dokumentenstatus als auch Erstellungsdatum sind daraufhin in der Übersicht der Dokumentenmappe sichtbar.

Erfassen individueller Texte auf den Zwischenblättern

Auf den Zwischenblättern der Dokumentenmappe können individuelle Texte erfasst werden. Dabei gibt es 2 Möglichkeiten, solche Texte zu erfassen. Sollen die Texte auf einer bestimmten Vorlage basieren oder gleich bleiben, genügt es, diese Vorlage im Reiter Verwaltung der Vorlagen zu benutzen. Für individuelle Texte zu jedem einzelnen Zwischenblatt können in der Textbausteinverwaltung im Reiter Reporttextbausteine unter "RTB_1" mit der Befehlsfolge {BTB_Deckblatt{RPT}} und den zugehörigen Basistextbausteinen in der Form "BTB_DeckblattA" die Texte erfasst werden. Um die individuellen Textbausteine den einzelnen Zwischenblättern zuzuordnen, ist es erforderlich, den Textbaustein im Dokument unter "Dokument bearbeiten" noch den einzelnen zuzuordnen. Dazu wird in die Spalte "Textbaustein" nicht die gesamte Textbausteinbezeichnung eingegeben, sondern nur die Variable am Ende des Basistextbausteins (hier im Beispiel folglich "A").

Option „Mischen“:

Diese Option ermöglicht es, zwei oder mehrere Dokumente miteinander themenspezifisch zu vermischen. Um diese Funktionalität zu nutzen, muss das externe Dokument über Schlüsseleinträge der Form verfügen. Dieser Text muss zu Beginn eines jeden Abschnittes des externen Dokumentes stehen, welcher einem bestimmten Abschnitt des internen Dokumentes zugeordnet werden soll. Die Zeichen xxx stehen dabei für den Suchbegriff, welcher im Abschnitt des internen Dokumentes gefunden werden muss, um den entsprechenden Passus des externen Dokumentes an der richtigen Stelle einzufügen. Beispiele hierfür können Produktnummern oder Gliederungsnummern der Hierarchieverwaltung sein, um die Produktbeschreibungen an den entsprechenden Stellen der gesetzlichen Listen zu integrieren. Damit die Schlüsseleinträge im Zieldokument nicht stören, können diese in weißer Schrift eingefügt werden.

Wichtiger Hinweis

Die zu mischenden Dokumente müssen sich in Gliederungsebenen befinden, welche derselben nächst höheren Gliederungsebene zugeordnet sind. In dieser übergeordneten Gliederungsebene dürfen sich keine zugeordneten Dokumente befinden und es ist hier das Häkchen „Mischen“ zu setzen.

Seitenzahlen - Dokumente:

Um beim Einbinden Dokumente eine durchgängige Seitennummerierung des Gesamtdokumentes zu gewährleisten, muss der "Seitenzahl unten" ausgewählt werden. Sobald dies gesetzt ist werden die Seitenzahlen unten in der Mitte des Dokuments angezeigt. Falls es andere Seitenzahlen geben sollte z.B. links oben, dann werden diese gelöscht.

Auswahl- und Eingabefelder

Auswahl- und Eingabefelder	Beschreibung
{{ no such element: super_collections.SuperDict object['HHJahrAnzeige'] }}
Name	Eingabe des Namens der Dokumentenmappe.
Ablageverzeichnis	Das Ablageverzeichnis wird automatisch vom Programm vergeben.
Titelblatt	Auswahl oder Eingabe des Titelblatts.
Duplexdruck	Auswahl für einen Duplexdruck.
Seitenzahl unten	Auswahl zum festlegen der Seitenzahlen unten.
auch interne Dokumente	Auswahl zum festlegen der Seitenzahlen unten in internen Dokumenten.

Schaltflächen

Schaltfläche	Beschreibung
Abbrechen	Rückkehr in das letzte aktive Dialogfenster, nicht gespeicherte Eingaben werden verworfen.
Gliederung bearbeiten/Neunummerieren	öffnet den "Gliederung bearbeiten" - Dialog.
Dokument bearbeiten	öffnet einen Editor um das Dokument zu bearbeiten.
Abschließen	Abschließen der Dokumentenmappe, danach ist keine Bearbeitung mehr möglich.
Übernehmen	Die Eingaben werden gespeichert und angelegt.