3 - Buchungsstapel

Buchungsstapel

Wie wird der Buchungsstapel im Programm geöffnet ?

	Wo ist die Funktion zu finden ?
Schnellaufruf in der Suche	zentrales Suchfeld + 33
Navigator	Buchung - Buchungsstapel

Im Buchungsstapel sind die im Programm erstellten buchungsrelevanten Vorgänge zwischengespeichert und können hier vor der endgültigen Verbuchung gegebenenfalls ein letztes Mal kontrolliert und bearbeitet werden.

Was ist zu tun ?

Im Buchungsstapel erfolgt die Verbuchung der erfassten Vorgänge.

Nach dem Öffnen des Menüpunktes und der Aktualisierung über den Refresh-Button bzw. mittels der F5 Taste, werden Ihnen die Buchungsstapel im oberen Teil der Maske angezeigt. Durch Doppelklick auf den zu verbuchenden Stapel werden Ihnen nun im unteren Teil alle dazugehörigen Buchungen ausgewiesen.

Erfasste Buchungen, die aktuell nicht mit übernommen werden sollen, können über das Setzen des Häkchens im Feld „Z“ zurückgestellt werden.

Enthält ein Buchungsstapel eine sehr große Anzahl an Einzelbuchungen, kann eine teilweise Verbuchung die Programmperformance entlasten.

Dazu ist eine Teilung des Buchungsstapels durch Eingabe der maximalen Buchungsanzahl und der Betätigung des Buttons „Stapel teilen“ vorzunehmen.

Eine durchgeführte Teilung eines Buchungsstapels kann nicht wieder rückgängig gemacht werden und bleibt bis zur Verbuchung bestehen.

Die Verbuchung erfolgt über den Button „akt. Stapel verbuchen“.

Nun wird im Menü 391 im Personenkonto ein offener Posten ausgewiesen.

Sonstiger Hinweis

Es können im Stapel nur Buchungen bearbeitet werden, für die noch keine Anordnung gedruckt wurde oder für die keine Anordnung erzeugt wird.

Durch einen gesetzten Haken im Optionsfeld der Spalte "Z"  besteht die Möglichkeit, einzelne Buchungen von der endgültigen Verbuchung auszunehmen.

Danach kann der Stapel ordnungsgemäß verbucht werden, die unter "Z" markierten Buchungen bleiben im Stapel stehen.

Auf diese Weise ist nicht erforderlich, den Stapel zu teilen, um die Buchungen, die nicht verbucht werden sollen, zu separieren.

In welchem Status kann sich ein Buchungsstapel befinden?

Status	Bezeichnung	Beschreibung
Z	Zurückgestellte Buchungen	Stapel wird mit Klick auf den Button „Zurückhalten“ zurückgehalten. In dieser Zeit kann der Stapel nicht verbucht werden. Stapel muss vor dem Verbuchen mit dem Button „Freigeben“ freigegeben werden.
U	Unbestätigte AO	Stapel muss vor endgültiger Verbuchung AO-bestätigt werden, mit Hilfe des Buttons „AO-Bestätigung“
V	Verbuchbar	Stapel kann mit Button „akt. Stapel verbuchen“ verbucht werden.
F	Fehlerhaft	Stapel kann nicht verbucht werden, da er Fehlerhaft ist. In diesem Status kann mit der Entf-Taste gelöscht werden.
G	Bereits verbucht	Stapel wurde bereits verbucht und kann nicht nochmal verbucht werden.

Auswahl- und Eingabefelder

Auswahl- und Eingabefelder	Beschreibung
Haushaltsjahr	Anzeige oder Eingabe des ausgewählten Haushaltsjahres.
Stapelname	Eingabe der Stapelbezeichnung zur Suche eines bestimmten Buchungsstapels.
Stapel-Nr	Eingabe der Stapelnummer zur Suche eines bestimmten Buchungsstapels.
AO-Nummer	Eingabe der AO-Nummer zur Suche eines bestimmten Buchungsstapels.
Auswahl Status	Standartmäßig ist hier immer der Status „verbuchbare“ Werden Buchungsstapel eines anderen Status benötigt, muss der Status entsprechend gewählt werden.
Budget	Anzeige oder Eingabe des Budgets
Produkt	Eingabe oder Auswahl des Produktes nach Abtauchen und „Daten zurückgeben“.

Buchungen nur mit DMS-Dokument

Folgende Optionen können gewählt werden:

Option	Beschreibung
	Es werden sowohl Buchungen mit als auch ohne angehangende Dokumente angezeigt
	Es werden nur Buchungen angezeigt die Dokumente im DMS hinterlegt haben
	Es werden nur Buchungen angezeigt die keine Dokumente im DMS hinterlegt haben

Prüfung DMS

Es wird für die angezeigten Buchungen geprüft, ob im DMS zur entsprechenden Buchung nur eine Anordnung hinterlegt ist oder eine Anordnung und ein Buchungsbegründender Beleg. Dies wird folgendermaßen dargestellt:

Wenn das Häkchen in der Spalte DMS gesetzt ist, hängt an der Buchung sowohl die AO als auch der buchungsbegründende Beleg. Ist das Häkchen nicht gesezt, hängt an der Buchung nur die AO.

Stapel teilen (Anz. Buch.):

Eingabe der maximal gemeinsam zu verbuchenden Einzelbuchungen

Schaltflächen

Schaltfläche	Beschreibung
Abbrechen	Rückkehr in das letzte aktive Dialogfenster, nicht gespeicherte Eingaben werden verworfen.
Anzeigen	Mit Hilfe des Button , wird der Inhalt des Menüpunktes neu geladen.
DMS	Ist eine Zeile der Übersicht markiert, wird über diese Schaltfläche alles zu der Buchung im Dokumentenmanagementsystem hinterlegten Dokumente angezeigt.
Stapel teilen	Mit Hilfe des Buttons „Stapel teilen“ können Buchungszeilen eines Stapels geteilt werden, dadurch wird bei großen Stapeln die Buchungszeit verkürzt. Mittels des Feldes „Stapel teilen nach (Anz. Buch.:)“ kann definiert werden ab welcher Buchungszeile der gewählte Stapel geteilt wird.
Buchung bearbeiten	Mit diesem Button können Zahlungsbuchungen oder Sollstellungen, die noch nicht bestätigt sind, bearbeitet werden. Mit Klick auf den Button „Buchung Bearbeiten“, öffnet sich der Erfassungsdialog analog der Einzelbuchungsmaske und es können die Anpassungen vorgenommen werden.
Freigeben	Mit Hilfe des Buttons „Freigeben“ können Stapel die den Status „Zurückgestellte Buchung“ haben, für das Verbuchen freigegeben werden.
Zurückhalten	Darf ein Stapel noch nicht verbucht werden, kann dieser mit dem Button „Zurückhalten“ zurückgestellt werden.
Aktuellen Stapel verbuchen	Mit Hilfe des Buttons „akt. Stapel verbuchen“, kann der markierte Stapel verbucht werden.
Übernehmen	Die Eingaben werden gespeichert und angelegt.