Tagesabschluss
Tagesabschluss#
Wie wird ein Tagesabschluss im Programm erstellt ?
| Wo ist die Funktion zu finden ? | ||
|---|---|---|
| Schnellaufruf in der Suche | zentrales Suchfeld + 32 | |
| Navigator | Buchung - Tagesabschluss |
Mit dieser Funktion kann ein umfassender Kassen- und Zahlwegsabschluss auf Basis der so genannten LUSI-Listen durchgeführt und relevante Belege dafür gedruckt werden.
Was ist zu tun ?
Nach Auswahl des Menüpunktes wird zunächst die Übersicht bereits erstellter Tagesabschlüsse und des aktuellen Tagesabschlusses geöffnet.
Der regelmäßige Tagesabschluss bietet die Möglichkeit zur Kontrolle der ordnungsgemäßen Verbuchung und Saldenabstimmung aller Zahlwege. Es empfiehlt sich grundsätzlich nach Aufruf der Maske und Eingabe vom Haushaltsjahr, den Button zu drücken, um einen aktuellen Listenstand anzuzeigen. Im Übersichtsfenster darunter werden alle Tagesabschlüsse mit offenen Schwebeposten in zeitlicher Reihenfolge (Angabe von Datum und Uhrzeit) sortiert angezeigt.
Die Tabellenzeile mit der Bezeichnung "Aktuell" steht dabei für den gerade zu bearbeitenden Tagesabschluss.
Außerdem ist es möglich, nach dem Extrahieren der Listen mit einem Klick auf alle Einzelbewegungen zu den zugehörigen Schwebeposten bzw. dazugehörigen LUSI-Listen je Zahlweg zu erhalten.
| Kürzel | Bezeichnung |
|---|---|
| L | Lastschriften |
| U | Überweisungen |
| S | Scheckeinreicherliste (Eingangsschecks) |
| I | Interner Scheckverwendungsnachweis (Ausgangsschecks) |
Nach weiterem Extrahieren einzelner Schwebeposten mit einem Klick auf sind des Weiteren alle Einzelbewegungen sichtbar.
Zudem enthält die Auskunft in tabellarischer Form Angaben über den Betrag des Schwebepostens und der dazugehörigen Bewegungen.
Weiterhin ist ersichtlich, welche Beträge noch offen sind und zeigen so an, welche Schwebeposten bereits umgebucht wurden bzw. noch offen sind. (Schwebepostenumbuchung BS 220/BS 221 vom Transitkonto auf Bankbestandskonto)
Natürlich können auch bereits durchgeführte Tagesabschlüsse über den Button „Bearbeiten“ erneut aufgerufen und nachgedruckt werden.
Auswahl- und Eingabefelder#
HH-Jahr
Auswahl des zu bearbeitenden Haushaltsjahres
Tagesabschluss
Auswahl des Abschlussdatums
Zahlweg
Auswahl zur Einschränkung des Abschlusses auf einen bestimmten Zahlweg
Nur offene Schwebeposten
Beim öffnen der Maske, werden zunächst nur offene Schwebeposten angezeigt. Wird diese Option inaktiv gesetzt, werden zusätzlich die bereits erledigten Schwebeposten angezeigt.
Alle Zahlwege
Mit aktiver Option werden alle Zahlwege angezeigt.
Schaltflächen#
Zurück
Das aktive Fenster wird geschlossen
Anzeigen
Mit Hilfe des Button :fa-arrows-rotate:, wird der Inhalt des Menüpunktes neu geladen.
Bearbeiten
Es öffnet sich das Dialogfenster „Tagesabschluss“
Tagesabschluss bearbeiten#
Welche Schritte sind zur Erstellung des Tagesabschlusses notwendig ?
| Wo ist die Funktion zu finden ? | ||
|---|---|---|
| Schnellaufruf in der Suche | zentrales Suchfeld + zentrale Suche + 32 | |
| Navigator | Buchung - Tagesabschluss | |
| Button "Bearbeiten" |
Nach Auswahl des Tabelleneintrages „Aktuell“ und der Betätigung des Buttons „Bearbeiten“ können im neu geöffneten Dialogfenster mit der Erstellung der LUSI-Listen, die jeweiligen Schwebeposten erzeugt und anschließend der Tagesabschluss durchgeführt werden.
Sonstiger Hinweis
Es gibt für die Erstellung eines Tagesabschlusses innerhalb des Programms keine zeitliche Vorgabe, im Bedarfsfall können mehrere Abschlüsse aufeinander folgend durchgeführt werden.
Was ist zu tun ?
Die Durchführung eines Tagesabschlusses findet in mehreren Schritten, jeweils durch die Auswahl der betreffenden Buttons, statt:
LUSI-Listen#
Wie werden die Schwebepostendateien (Datenträger) für maschinelle Buchungen erzeugt ?
| Wo ist die Funktion zu finden ? | ||
|---|---|---|
| Schnellaufruf in der Suche | zentrales Suchfeld + zentrale Suche + 32 | |
| Navigator | Buchung - Tagesabschluss | |
| Button "Bearbeiten" Button "LUSI" |
Im Bereich "Listen und Datenträger erzeugen für" wird zunächst der Zahlweg ausgewählt.
Mit der Erstellung der LUSI-Listen entstehen nun die einzelnen Schwebeposten für Lastschriften, Überweisungen, Eingangs- und Ausgangsschecks und können ab diesem Moment in der Einzelbuchung ausgebucht werden, wenn es auf dem Kontoauszug ersichtlich ist.
Was ist zu tun ?
Mit Klick auf den Button "LUSI" wird folgendes Dialogfenster geöffnet, in diesem werden zahlwegsbezogen die einzelnen Listen nach den Bereichen L-Lastschriften, U-Überweisungen, usw. sortiert. Diese sind mit dem Vermerk „offen“ bzw. „erstellt“ ausgewiesen.
Für die Bereiche "Lastschriften" und "Überweisungen" ist vorab festzulegen, wie im Falle der Lastschrift bzw. Überweisung mehrerer Buchungen an ein und dasselbe Personenkonto vorgegangen werden soll.
Listen im Status „offen“ werden nun markiert und der jetzt aktive Button „Erstellen“ betätigt.
Mit Hilfe des Buttons "Start" wird der Datenträger erzeugt und kann entsprechend heruntergeladen werden.
Mit dieser Aktion ändert der Status des Eintrages auf "Erstellt am [Datum]" und die Druckausgabe des Diskettenbegleitscheines und der Übersichtsliste (Einzelbuchungsübersicht) wird gestartet.
Nach erneuter Markierung und rechtem Mausklick auf den „Erstellen“-Button öffnet sich das Ausgabedialogfenster.
Dort ist auf der Registerkarte „Ausgabeformen“ der Eintrag „Datenträger“ zu wählen, um eine für den beleglosen Datenträgeraustausch notwendige DTAUS-Datei zu erzeugen. Diese Datei muss heruntergeladen werden.
Dieses Vorgehen ist für alle gleichermaßen durchzuführen und kann beliebig oft wiederholt werden.
Wenn alle LUSI-Listen erstellt wurden, wird das Fenster über den Button „Zurück“ verlassen und es kann nun der Button „Tagesabschluss durchführen“ betätigt werden.
Sonstiger Hinweis
Bei Gutschriften ist zu beachten, dass die entsprechende Liste bzw. auch einzelne Daten (wenn Gutschriften bereits im Lastschriftlauf berücksichtigt wurden) zunächst im Bereich „Lastschriften“ ausgewiesen werden.
Erst nach der Erstellung bzw. Verarbeitung der Liste wird diese danach unter „Überweisungen“ ausgewiesen, der Eintrag im Bereich „Lastschriften“ erhält automatisch den Zusatz „0 Datensätze vorhanden“.
Wichtiger Hinweis
Die Einstellung des Parameters F24 (Lastschriften mit Kontoauszug verbuchen) legt fest, ob Lastschriften im Buchungsstapel sofort oder erst mit der Verbuchung des entsprechenden Kontoauszugs freigegeben werden können. (standardmäßig sollte hier für das Bundesland Sachsen die Einstellung "1" gesetzt sein, Verbuchung erst mit der Schwebepostenbestätigung)
Eine Schwebepostenumbuchung ist in jedem Fall erforderlich.
Auswahl- und Eingabefelder#
Zahlweg
Eingabe oder Auswahl des abzurechnenden Zahlweges
PK-Zusammenfassung verhindern
Mit aktiver Option werden auch mehrere Buchungsvorgänge zu einem Personenkonto in Einzelbuchungen aufgeführt.
Standardmäßig ist die Option nicht aktiv, so dass alle vorhandenen Buchungen eines PK's in einer verrechneten Sammelbuchung stattfinden.
Schaltflächen#
Zurück
Rückkehr in das Dialogfenster "Tagesabschluss bearbeiten"
Erstellen
linker Mausklick:
Es wird der Status der ausgewählten LUSI-Liste auf "Erstellt am [Datum] gesetzt.
Gleichzeitig findet der Druck des Diskettenbegleitscheines und der Übersichtsliste statt.
rechter Mausklick:
Es öffnet sich das Ausgabedialogfenster und es besteht die Möglichkeit, zwischen der Datenträger- bzw. der Druckausgabe zu wählen.
Druck Avvis
Text ist in Bearbeitung
Korrektur
Text ist in Bearbeitung
Tagesabschlusses Aktuell festsetzten#
Im Bereich "Tagesabschluss Aktuell" kann der aktuelle Tagesabschluss festgeschrieben werden. Dies ist erst nach Erstellung aller offenen Listen möglich.
Der Tagesabschluss erhält zur eindeutigen Identifizierung eine eigene Bezeichnung bestehend aus aktuellem Datum und Uhrzeit (im oberen Teil des Fensters).
Es wird nach Festschreibung eine Tagesabschlussübersicht gedruckt. Diese dient dem Abgleich für die Kontoauszüge der einzelnen Zahlwege.
Zudem werden nun im Übersichtsfenster die Beträge für die einzelnen Zahlwege ausgewiesen.
Sollten noch nicht verarbeitete LUSI-Listen vorhanden sein, so erhält der Anwender einen entsprechenden Hinweis und der Tagesabschluss kann nicht durchgeführt werden.
Wichtiger Hinweis
Das „Rücksetzen“ eines Tagesabschlusses ist nur bis zur Erstellung des nächsten Lastschrifts-, Gutschrifts- bzw. Zahllaufes oder einer manuell erstellten Buchung mit den Buchungsschlüsseln X33 oder X34 möglich.
Solange noch kein Schwebeposten aus dem jeweils letzten Tagesabschluss verbucht (erledigt) wurde, besteht zusätzlich die Möglichkeit, einen getätigten Tagesabschluss wieder zurückzusetzen.
Schaltflächen#
Tagesabschluss durchführen
Mit Betätigung des Buttons wird der aktuelle Tagesabschluss festgesetzt.
Übersicht drucken
Mit Hilfe des Button kann die Tagesabschlussübersicht gedruckt werden. Dieser enthält die aktuellen Bankbestände und die Ist-Fortschreibung.
Zeitbucht zum Tagesabschluss
Mit Betätigung des Buttons wird das Buchungsjournal gedruckt, welches Buchungen des gewählten Tagesabschlusses enthalten.
Rücksetzen
Mit Hilfe des Buttons kann ein bereits festgesetzter Tagesabschluss zurück gesetzt werden, sodass dieser wieder offen ist.
Liste offene Schwebeposten#
In diesem Bereich kann eine Übersicht gedruckt werden für die offenen Schwebeposten. Mit Auswahl eines konkreten Zahlwegs, werden dem entsprechend nur Schwebeposten angezeigt, die mit dem Zahlweg erzeugt wurden.
Die Liste kann nach Zahlweg oder Listennummer sortiert werden.
