1 - Dokumentenverwaltung

Dokumentenverwaltung

Wie findet die Archivierung der gedruckten Dokumente im Programm statt ?

	Wo ist die Funktion zu finden ?
Schnellaufruf in der Suche	zentrales Suchfeld + 021
Navigator	Global - Archiv - Dokumentenverwaltung

Die Funktion bietet einen direkten Zugriff auf alle automatisch archivierten Dokumente und kann zu deren Nachdruck in der Originalform verwendet werden.

Was ist zu tun ?

Nach Auswahl des betreffenden Ausgabekürzels und ggf. weiterer Selektierung in den Feldern "Ausgabevermerk" oder "Datum ..." werden nach der Aktualisierung der Ansicht mit der "Aktuallisierungs button ICON" bzw. Aktualisierungsbutton die archivierten Dokumente in der Übersicht angezeigt. Durch Einschränkungen in der Systemverwaltung ist es u. U. möglich, dass nicht alle Nutzer Zugriff auf alle erstellten Dokumente haben. Es werden dann nur die vom Nutzer selbst erstellten Dokumente angezeigt und können entsprechend nachgedruckt werden. Der Nachdruck findet nach Markierung der betreffenden Tabellenzeile über den gleichnamigen Button statt.

Wichtiger Hinweis

Die Suche nach nicht indizierten Inhalten von Dokumenten wird nicht direkt unterstützt. Soll nach den Inhalten gesucht werden, kann mithilfe der Filtern gesucht werden.

Auswahl- und Eingabefelder

Auswahl- und Eingabefelder	Beschreibung
Ausgabekürzel	Auswahl des Reportkennzeichens mit dem das nachzudruckende Dokument ursprünglich gedruckt wurde
Ausgabevermerk	Eingabe der vom Archivsystem vergebenen Nummer der pdf-Datei (Bei aktiver Dokumentarchivierung wird vom Programm automatisch eine pdf-Datei erzeugt, unter der ein gedrucktes Dokument in der Dokumentenverwaltung gespeichert wird. Diese Informationen werden nach dem Bescheiddruck von Veranlagungsfällen dort im Feld "interner Vermerk" angezeigt)
Nutzer	Auswahl oder Anzeige des angemeldeten Nutzernamens (In Abhängigkeit der Einstellungen in der Systemsteuerung werden für einen Nutzer auch nur die von ihm erstellten Dokumente in der Übersicht angezeigt, d. h. ein Nachdruck von Dokumenten, die von anderen Nutzern ursprünglich erstellt wurden, ist dann nicht möglich)
Datum der Erstellung	Eingabe des Erstellungsdatum (Übernehmen/Berechnen) eines Dokumentes
Datum der Ausgabe	Eingabe des Ausgabedatum (Drucken) eines Dokumentes

Felder der Übersichtstabelle

Feld	Beschreibung
A	Wenn Checkbox aktiviert, dann wurde dieser Satz durch den Administrator bereits archiviert und ist nicht mehr verfügbar
Kürzel	Auswahl für die Kennzeichnung der Meldung als Fehlermeldung
erstellt	Anzeige des Erstellungsdatum (Übernehmen/Berechnen) eines Dokumentes
ausgegeben	Anzeige des Ausgabedatum (Drucken) eines Dokumentes
erstellt von	Anzeige der Nutzerkennung mit der die Erstellung des ursprünglichen Druckes erfolgte
Satzanzahl	Anzeige der enthaltenen Dokumente einer Druckaufbereitung
Vermerk	Anzeige des automatisch gebildeten Archivierungsvermerks z. B. Veranlagungsbescheide Personenkonto-EArt-Objekt-Erstellungsdatum (00000001-0202-1-01.01.2008)
gespeichert in Datei	Anzeige der automatisch gebildeten pdf-Datei, unter der ein Dokument archiviert wurde
Archiviert in ...	Anzeige des Dateinamens mit Pfad zum Zielordner, in welchem ein Dokument archiviert wurde

Schaltflächen

Schaltfläche	Beschreibung
Löschen	Löschen der markierten Datenzeilen nach Bestätigung.
Nachdruck	Der ausgewählte Dokumenteneintrag wird in der Originalform ausgegeben