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Wie wird ein neues Personenkonto im Programm angelegt ?

	Wo ist die Funktion zu finden ?
Schnellaufruf in der Suche	12a3
Navigator	Stammdaten - Kontierung - Adressen - Personenkontenverwaltung
Button:	Neu

Über diesen Dialog werden alle notwendigen Angaben zur Anlage neuer Personenkonten in das Programm eingepflegt. Das Dialogfenster besteht dazu im unteren Teil aus mehreren Erfassungsmasken die über die folgende Registerkarten geöffnet werden:

Anschrift	Postfach-Anschrift	Kontierung	Zusatzadressen	Weiteres	ext. Kunden-Nr.	Freist.-Besch. zur BASt

Was ist zu tun ?

In Abhängigkeit der Schalterstellung F09 öffnet sich die Eingabemaske für die Anlage eines Personenkontos. Desweiteren ist bei der Neuanlage der Erfassungsdialog in Abhängigkeit der Art des Personenkontos "Debitor" oder "Kreditor" unterschiedlich.

Bei Schalterstellung "JA" (Schalter F09) wird der Button "Person suchen" aktiviert und es kann darüber die bereits im Menü 123 hinterlegte Adresse für das anzulegende Personenkonto gesucht und übernommen werden. Im Feld „Personenkontonummer“ ist eine freie Kennung für das PK (maximal zwölf-stellig, empfohlen sieben-stellig) einzugeben, die anschließend vom Programm geprüft und gegebenenfalls durch die nächste freie Nummer ersetzt wird. In der Registerkarte „Kontierung“ ist ein entsprechendes Gruppenkennzeichen auszuwählen, optional die Erfassung aller weiteren Eingaben vorzunehmen und danach die Anlage des Personenkontos mit Betätigung des Buttons „Übernehmen“ abzuschließen.

Bei Schalterstellung "NEIN" (Schalter F09), werden alle Felder für die Eingabe einer Anschrift aktiviert. Im Feld „Personenkontonummer“ wird eine freie Kennung für das PK (maximal zwölf-stellig, empfohlen sieben-stellig) eingegeben, die anschließend vom Programm geprüft und gegebenenfalls durch die nächste freie Nummer ersetzt wird. Anschließend erfolgt nun die optionale Eingabe von Anrede und Titel sowie die Eingabe von Informationen in den Namensfeldern (siehe Feldbeschreibung).

Desweiteren ist die Eintragung von Postleitzahl, Ort und Straße ist für die Anlage des PK’s notwendig, kann jedoch bei Verwendung der Gebietsgliederung (aktive Option "ortsansässig J/N") automatisch vom Programm ergänzt werden. Eingaben in den Anschriftsfeldern werden nach bereits vorhandenen Adresssätzen im Programm überprüft und gegebenenfalls über die Feldauswahlbutton vorgeblendet. In der Registerkarte „Kontierung“ ist ein entsprechendes Gruppenkennzeichen auszuwählen, optional die Erfassung aller weiteren Eingaben vorzunehmen und danach die Anlage des Personenkontos mit Betätigung des Buttons „Übernehmen“ abzuschließen.

Für beide Schalterstellung werden jetzt in der Bearbeitungsansicht des Personenkontos drei zusätzliche Schaltflächen angezeigt, mit deren Hilfe ergänzende Eingaben zum PK erfasst werden können. Der Button „Mahnsperre“ öffnet das Dialogfenster zur Anlage einer Einschränkung des PK’s hinsichtlich der generellen oder begrenzten Berücksichtigung bei Mahnläufen und / oder der Berechnung von Verzugszinsen. Dazu wird mit der Einfg-Taste eine neue Zeile in der Tabelle angelegt und die notwendige Eingabe direkt in den Tabellenfeldern vorgenommen. Nach Betätigung des Buttons „Übernehmen“ ist die Mahnsperre für das Personenkonto aktiv. Sollen für das Personenkonto eine oder mehrere Bankverbindungen für das Lastschrifteinzugsverfahren hinterlegt werden, so ist über den Button „Zahlungsarten“ der entsprechende Pflegedialog aufzurufen. Analog der Mahnsperre werden hier die erforderlichen Eingaben direkt in der Tabelle erfasst und übernommen. Bei der Betätigung der Schaltfläche „Buchungsauskunft“ ist zunächst eine Vorauswahl des Auskunftsbereiches zu treffen und danach werden die bereits vorhandenen Daten in einer Übersicht angezeigt.

Auswahl- und Eingabefelder

Mandant

Automatische Anzeige des geöffneten Mandanten

Funktion

Automatische Anzeige der Funktion des neu anzulegenden PK’s (Der automatische Vorschlag leitet sich aus der gewählten Anzeige der Adressverwaltung ab)

Personenkontonummer

Eingabe der Personenkontonummer des neuen Personenkontos

Person suchen

Button für Adresssuche in Menü 123 bei Schalter F09 auf "JA"

Anrede

Auswahl einer in der Schlüsselverwaltung hinterlegten Anrede

Titel

Auswahl eines in der Schlüsselverwaltung hinterlegten Titels

Vorname

Eingabe eines Vorname des Inhabers dieses Personenkontos

Name 1

Eingabe der Bezeichnung des PersonenkontosNachname oder Firmenbezeichnung (Für natürliche Personen wird hier die Eingabe von "Familienname, Vorname" und gleichzeitig die Verwendung der Option "Name aufbereiten" empfohlen)

Name 2 / Name 3

Eingabe weiterer, zusätzlicher Bezeichnungen des Personenkontos bei z. B. Namenszusätzen o.ä.

Ohne Anschrift

Mit aktiver Option wird das Personenkonto als nicht natürliche Person (juristische Person) gekennzeichnet und erfordert daher auch zwingend die Zuordnung einer Zustelladresse (Funktion 08). In der Zustelladresse ist unter OP-Bezug für Einnahmeart / Objekt der Eintrag von " * " erfolgt. Personenkonten mit aktivem Kennzeichen sind vom Einwohnerwesen-Abgleich ausgeschlossen.

Name aufbereiten?

Mit aktiver Option wird die mit Kommatrennung vorgenommene Eingabe von „Name, Vorname“ im Feld „Name 1“ auf allen Bescheiden in der Form „Vorname Name“ ausgegeben

Aktuell

Mit aktiver Option ist das Personenkonto für alle Vorgänge aktiv (Die Deaktivierung verhindert die Verwendung des PK’s für aktuelle Vorgänge)

Mahnsperre

Mit aktiver Option wird das PK bei Mahnläufen nicht berücksichtigt

Abbucher

Mit aktiver Option liegt ein Abbuchungsauftrag für das Personenkonto vor

Ausführliche Feldbeschreibungen für die einzelnen Registerkarten:

Registerkarte "Anschrift" (Seitenanfang)

Anschrift ist aktiv

Mit aktiver Option werden Bescheide an die nachfolgend angegebene Postanschrift versendet

ortsansässig (J/N) und Haussuche

Mit aktiver Option kann unter Verwendung der Gebietsgliederung die Eingabe der Adresse (PLZ, Ort, Straße) durch Auswahl und Übernahme der „Haussuche“ übernommen werden

Auslands-Kennz.

Auswahl einer bestimmten Länderkennung

PLZ

Auswahl oder Eingabe der Postleitzahl der Anschriftsadresse

Ort

Auswahl oder manuelle Ortseingabe der Anschriftsadresse

Ortsteil

Auswahl oder Eingabe eines Ortsteiles der Anschriftsadresse

Straße Nr.

Automatische Anzeige der Straßennummer laut Gebietsgliederung bei Verwendung der Option „Haussuche“

Strasse

Auswahl oder Eingabe der Straßenbezeichnung

Hausnummer

Auswahl oder Eingabe der Hausnummer

Hausnummer-Zusatz

Eingabe eines Hausnummernzusatzes

Registerkarte "Postfach-Anschrift" (Seitenanfang)

Postfach ist aktiv

Mit aktiver Option werden Bescheide an die nachfolgend angegebene Postfachadresse versendet

Auslands-Kennz.

Auswahl einer bestimmten Länderkennung

PLZ

Auswahl oder Eingabe der Postleitzahl der Postfachadresse

Ort

Auswahl oder manuelle Ortseingabe der Postfachadresse

Postfach

Eingabe der Postfachnummer

Registerkarte "Kontierung" (Seitenanfang)

Gruppenkennzeichen

Auswahl der entsprechenden Form von Forderungen oder Verbindlichkeiten (Über die Auswahl wird das hinterlegte Forderungs- bzw. Verbindlichkeitskonto angesprochen)

Mandant bei Konsolidierung

Auswahl eines abweichenden Mandanten für die Konsolidierung

Referenzkonto

Ein Referenzkonto wird angelegt, um eine Verknüpfung zweier Adressnummern für Personen, die sowohl als Debitor als auch als Kreditor existieren, herzustellen. Mit dieser Verknüpfung ist es möglich, Forderungen und Verbindlichkeiten der Person zu verbinden und ggf. auszuziffern. Es wird dazu aus Sicht eines angelegten Personenkontos (z.B. Debitor) über den Auswahlbutton die gewünschte PK-Nummer des zu verbindenden PK's (jetzt Kreditor) eingefügt und gespeichert. Existieren zwischen den PK's Unterschiede in den Adressdaten, wird durch das Programm eine entsprechende Meldung mit einer Korrekturmöglichkeit über den Button "Ja" ausgegeben. Ist die zu hinterlegende Adresse während dieses Vorganges noch neu anzulegen, werden alle Adressdaten des Erst-PK's automatisch vorgeschlagen und können nachbearbeitet werden. Bei der Erfassung abweichender Adressdaten werden die Eingabefelder durch erneuten Klick auf "Neu" leer angeboten. Hinweis: Es kann auch unter einem Kreditor analog der Debitor als Referenzkonto angegeben werden.

Umsatzsteuer-ID

Angabe der Umsatzsteuer-ID des Personenkontos möglich. Mit der Verwendung des Symbols erfolgt die qualifizierte USt.-ID Prüfung beim Bundeszentralamt für Steuern.Das Ergebnis der Prüfung wird direkt angezeigt.

Jede Abfrage wird mit Ergebnis, Zeitstempel und Benutzer in der Kassenakte abgelegt. Die Kassenakte ist am Personenkonto über das Symbol abzurufen.

Leitweg-ID

Angabe der Leitweg-ID für eRechnungen

eRechnungs-Format

Auswahl des zu verwendenden eRechnungs-Formats

eRechnung eMail

Angabe der E-Mail-Adresse an die eRechnungen versendet werden sollen

juristische Person

Festlegung, ob es sich bei dem PK um eine juristische Person handelt

Vorschlags-G.-konto

Eingabe eines Sachkontos oder Auswahl des Kontos nach dem Abtauchen und „Daten zurückgeben“, (Das Konto wird bei Buchungen auf dieses PK als Gegenkonto vorgeschlagen)

Diverse

Mit aktiver Option wird ein diverses Personenkonto angelegt

Registerkarte "Zusatzadressen" (Seitenanfang)

Mit der Schaltfläche "Neu" kann eine neue Zusatzadresse erfasst werden. Die Erfassungsmaske ist dabei wie bei der Neuerfassung eines Personenkontos. Zusätzlich kann aber die Zusatzadresse zeitlich befristet werden.

Registerkarte "Weiteres" (Seitenanfang)

Telefon

Hinterlegung einer Telefonnummer zum betreffenden Personenkonto

Fax

Hinterlegung einer Faxnummer zum betreffenden Personenkonto

Email

Hinterlegung einer Email zum betreffenden Personenkonto

Internet (Homepage)

Hinterlegung einer Internetadresse zum betreffenden Personenkonto

Fremdkunden-/Liefer.-Nr.

nicht aktuell

Einwohnerwesenstatus (für weitere Infos klicken sie hier) In diesem Pulldown-Feld wird der Status des zuletzt durchgeführten Einwohnerwesen-Abgleichs des PK's angezeigt. Der Einwohnerwesen-Abgleich kann für ein einzelnes Personenkonto in 12a3 oder 12a6 erfolgen, wenn die Zugangsdaten in den Mandanten-Schaltern K18 bis K21 korrekt hinterlegt sind. Um den Abgleich von hier aus zu starten, klicken Sie auf den Button " ==> ". Daraufhin öffnet sich die Maske "Einwohnerwesen-Abgleich". Wenn Daten zu einem PK übernommen werden können, wird der neue Status im Pulldown-Feld aktualisiert. Die nachfolgende Tabelle zeigt einen Überblick über die verschiedenen Status und ihre Bedeutung.

Bedeutung	Erstabgleich	Folgeabgleich	Erklärung	erforderliche Aktion des Anwenders
Einwohnerwesen-Abgleich durchführen	./.	./.	Die Person wurde bislang noch nicht abgeglichen. Aufforderung, einen (erneuten) Abgleich durchzuführen.	Abgleich durchführen!
Aktuell	X	X	Die Daten im IFR sind identisch mit denen im MESO.	Keine Aktion erforderlich
Verzogen	X	X	Die Person ist nach außerhalb verzogen.	Amtshilfe bei neuer Verwaltung einholen!
Gestorben	X	X	Die Person ist gestorben.	Erbe/Rechtsnachfolger ermitteln!
Historisch	-	X	Die Daten im IFR sind veraltet gegenüber den neueren Daten im MESO. Die Adresse im IFR entspricht einer früheren Adresse im MESO und im MESO gibt es 2 aktuelle Adressen für die Person.	Es existieren mehrere neue Anschriften.
- Status "Adresse nicht eindeutig" nur beim Erstabgleich und nicht 4 (Historisch)- Status "Historisch" nur beim Folgeabgleich und nicht (Adresse nicht eindeutig)
Umgezogen	X	X	Die Person ist innerhalb des Ortes umgezogen.	Neue Adresse ins IFR übernehmen!
Geändert	-	X	Die Personendaten wurden bei der Meldebehörde geändert. Beispiel: Änderung des Vornamens, des Nachnamens bei Heirat oder Scheidung.	Neuen Name und ggf. neue Adresse übernehmen!
Adresse nicht eindeutig	X	-	Mit historischer Anschrift im MESO gefunden aber im MESO gibt es zur Person aktuell 2 Anschriften.	Die neue Anschrift ist nicht eindeutig! Ggf. Amtshilfe bei neuer Verwaltung einholen!
Person nicht eindeutig	X	-	Zum Beispiel wenn 2 Personen mit dem gleichen Vor- und Nachnamen im selben Haus wohnen (Vater und Sohn).	Die Person ist nicht eindeutig. Ggf. Amtshilfe bei der Verwaltung einholen!
Ort/OT nicht gefunden	X	-	Der Ort oder Ortsteil wird nicht im MESO dieses Mandanten geführt. Vgl. VV, VWG, AZV, mehrere MESO-Instanzen.	Schreibweise vom Ort bzw. Ortsteil überprüfen!
Adresse nicht gefunden	X	-	Die Adresse = Anschrift, also Straße, Hausnummer, Hausnummern-Zusatz existieren so nicht im MESO (z.B. aufgrund eines Schreibfehlers).	Schreibweise der kompletten Anschrift überprüfen!
Person nicht gefunden	X	-	Die Person kann unter der Adresse im MESO nicht gefunden werden, auch nicht historisch/archiviert.	Schreibweise der Person und Anschrift überprüfen!
EOM nicht gefunden	-	X	Die EOM-ID wird nicht gefunden.	Erneuten Abgleich durchführen, um die EOM-ID vom MESO zu ermitteln!
Aufgrund Filter ausgeschlossen	X	X	In 12a6 "Einwohnerwesen Abgleich" können Werte für Namen in eine Liste  eingetragen werden, die beim Abgleich ignoriert - also "Aufgrund Filter ausgeschlossen" werden sollen. PK's, auf die dieser Ignorieren-Filter zutrifft werden dementsprechend nicht mit abgeglichen und behalten ihren vorherigen Status - vom letzten Abgleich.	Keine Aktion erforderlich!
Kein Einwohnerwesen-Abgleich	./.	./.	Ist eine Einstellung, die der Anwender vornehmen kann, damit kein Abgleich für dieses Personenkonto erfolgt. Zum Beispiel bei Eheleuten, Unternehmen oder allem was keine natürliche Person ist.	Niemals abgleichen, da keine natürliche Person.
Verbindung unterbrochen	X	X	Wenn während des Abgleichs die Verbindung zum Webservice unterbrochen ist oder der Webservice nicht reagiert.	Prüfen, ob eine Internetverbindung zum Webservice besteht und Abgleich wiederholen!

letzter Abgleich

Zeigt das Datum vom letzten Einwohnerwesen-Abgleich an, der in 12a3 oder in 12a6 stattfand.

Kommentar

Texteingabefeld für die Erfassung eines Kurz-Kommentars.

Insolvenz

Der Debitor/Kreditor hat Insolvenz angemeldet.

Auftragssperre (nur bei kreditorischen Adressen)

Es ist keine Eingabe von Aufträgen für diesen Kreditor möglich

Auszahlungssperre (nur bei kreditorischen Adressen)

Offene Forderungen werden nicht auf dem Überweisungsvorschlag ausgewiesen

Sozialhilfe (nur bei kreditorischen Adressen)

Der Zahlungsempfänger wird als Sozialhilfeempfänger ausgewiesen.

Freistellungsbescheinigung (nur bei kreditorischen Adressen)

Der Kreditor hat eine Freistellungsbescheinigung vorgelegt. - Siehe auch Reiter Freist.-Besch.BASt

Registerkarte "ext. Kunden-Nr." (Seitenanfang)

Kundenummer

Hinterlegung einer externen Kundennummer mittels Einfg-Taste (Eintragung wird in der Buchungsmaske zur Auswahl angezeigt und kann auch dort erweitert werden)

Std.

Festlegung einer Standardkundennummer beim Kunden, wenn mehrere Nummern zB. beim Debitor für die Verwaltung existieren

Registerkarte "Freist-Besch. zu BASt." (Seitenanfang)

gilt von

Eingabe eines Datums für "gilt von" (Mindesteingabe)

gilt bis

Eingabe eines Datums für "gilt bis" (Mindesteingabe

SteuerNr.

Eingabe der entsprechenden Steuernnummer

SicherheitsNr.

Eingabe einer Sicherheitsnummer

Behörde/Finanzamt

Eingabe der Bezeichnung der Behörde / Finanzamt

Aktenzeichen

Hinterlegung des Aktenzeichens

Widerruf

Eingabe eines Widerrufsdatums

Schaltflächen

Zurück

Rückkehr in das Auswahlfenster der Adressverwaltung, nicht gespeicherte Änderungen werden verworfen

Neu

Es öffnet sich der Dialog zur Personenkontenneuanlage

Übernehmen

Speicherung der erfassten Eingaben, das Personenkonto wird angelegt